وقتی برای یک شرکت خارجی ایمیل می‌نویسید، باید درخواست شما دقیق منتقل شود و مخاطب بداند چه پاسخی بدهد یا چه اقدامی انجام دهد. حتی متنی با گرامر درست، اگر هدف مبهمی داشته باشد، ممکن است به رفت‌وبرگشت‌های غیرضروری منجر شود. نمونه مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی کمک می‌کند ببینید در موقعیت‌های واقعی، چگونه درخواست خود را روشن و حرفه‌ای بیان کنید.
در این مقاله، نمونه‌های انگلیسی همراه با ترجمه فارسی و نکات شخصی‌سازی برای مراحل مختلف ارتباط تجاری، از آغاز همکاری و استعلام قیمت تا سفارش، پرداخت، حمل و رسیدگی به شکایت ارائه شده‌اند. این متن‌ها نقطه شروع نوشتن هستند؛ استفاده مؤثر از آن‌ها به تطبیق پیام با نیاز کسب‌وکار و توافقات واقعی شما بستگی دارد، نه کپی‌کردن بدون بررسی.
راهنمای استفاده از نمونه مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی
نمونه مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی در این مقاله بر اساس مراحل یک معامله، از معرفی و استعلام قیمت تا پیگیری سفارش و رسیدگی به مشکلات، مرتب شده‌اند. برای استفاده مؤثر از آن‌ها، باید هدف پیام و پاسخ موردانتظارتان روشن باشد. یادگیری کاربردی مکاتبات در دوره زبان انگلیسی بازرگانی می‌تواند به شما کمک کند متن مناسب بنویسید، پاسخ طرف مقابل را بهتر بفهمید و ادامه ارتباط کاری را متناسب با روند معامله مدیریت کنید.
ابتدا مشخص کنید از گیرنده چه می‌خواهید: ارسال کاتالوگ، اعلام قیمت، تأیید سفارش یا توضیح درباره تأخیر؟ سپس نمونه‌ای را انتخاب کنید که با همین درخواست و مرحله فعلی ارتباط شما هماهنگ باشد. برای مثال، متن اولین تماس با تأمین‌کننده با پیام پیگیری پیشنهادی که قبلاً دریافت کرده‌اید، یکسان نیست.
پیش از ارسال، نام مخاطب و شرکت، مشخصات و کد کالا، مقدار و واحد اندازه‌گیری، مبلغ و ارز، تاریخ‌ها و شماره مرجع را جایگزین و بررسی کنید. اگر متن به پیوست، پیش‌فاکتور یا توافق قبلی اشاره دارد، مطمئن شوید اطلاعات آن دقیق است و فایل مربوط نیز ضمیمه شده است.
کپی‌کردن متن بدون تطبیق با توافقات واقعی ممکن است درخواست شما را مبهم کند یا انتظاری متفاوت بسازد. شرایط پرداخت، زمان تحویل و جزئیات حمل را فقط مطابق گفت‌وگوها و توافقات خودتان بنویسید.
برای آشنایی با ساختار عمومی ایمیل نیز می‌توانید مقاله «طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی» را بخوانید.
نمونه مکاتبات برای معرفی شرکت و آغاز همکاری
معرفی شرکت و پیشنهاد همکاری تجاری
این ایمیل برای اولین تماس با تأمین‌کننده یا شریک تجاری احتمالی مناسب است؛ زمانی که می‌خواهید زمینه فعالیت خود و دلیل بررسی همکاری را روشن کنید. اگر مکاتبه به جلسه معرفی شرکت برسد، مهارت سخنرانی به زبان انگلیسی به شما کمک می‌کند توانمندی‌های کسب‌وکارتان را منظم و متناسب با نیاز طرف مقابل ارائه دهید.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Potential Supply Partnership – Industrial Packaging Equipment
Dear Sales Team,
My name is Sara Ahmadi, and I am the Purchasing Coordinator at Navira Packaging. We supply packaging materials and equipment to food manufacturers.
We are currently reviewing suppliers of tabletop heat sealers for small production lines. Your product range appears relevant to the equipment we are looking to add to our portfolio.
Could you please send us a brief company profile and let us know whether you work with independent distributors? We would also appreciate information about the technical support you provide to distribution partners.
If there is a potential fit, we would welcome a 20-minute online meeting to introduce our business and discuss possible next steps. Please suggest two suitable times and specify your time zone.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: بررسی همکاری در تأمین تجهیزات بسته‌بندی صنعتی
تیم فروش محترم،
من سارا احمدی، هماهنگ‌کننده خرید شرکت نویرا پکیجینگ هستم. شرکت ما در زمینه تأمین مواد و تجهیزات بسته‌بندی برای تولیدکنندگان مواد غذایی فعالیت می‌کند.
در حال بررسی تأمین‌کنندگان دستگاه‌های دوخت حرارتی رومیزی برای خطوط تولید کوچک هستیم. به نظر می‌رسد محصولات شما با تجهیزاتی که قصد داریم به سبد محصولاتمان اضافه کنیم، تناسب دارند.
لطفاً معرفی‌نامه کوتاهی از شرکت خود ارسال کنید و بفرمایید آیا با توزیع‌کنندگان مستقل همکاری می‌کنید؟ همچنین مایلیم درباره پشتیبانی فنی ارائه‌شده به شرکای توزیع اطلاعات بیشتری دریافت کنیم.
اگر زمینه همکاری وجود داشته باشد، از برگزاری یک جلسه آنلاین ۲۰دقیقه‌ای برای معرفی کسب‌وکارمان و بررسی مراحل بعد استقبال می‌کنیم. لطفاً دو زمان مناسب را همراه با منطقه زمانی خود پیشنهاد دهید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- نقش واقعی شرکت خود را مشخص کنید؛ اگر خریدار نهایی هستید، درخواست مربوط به همکاری با توزیع‌کنندگان را با پرسش درباره تأمین مستقیم جایگزین کنید.
- دلیل تماس را به گروه محصول یا کاربرد مشخصی مرتبط کنید؛ عبارت کلی «علاقه‌مند به همکاری هستیم» اطلاعات کافی نمی‌دهد.
- اگر در این مرحله فقط اطلاعات اولیه می‌خواهید، پیشنهاد جلسه را حذف کنید تا درخواست اصلی روشن بماند.
درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی محصولات
پس از شناسایی یک تأمین‌کننده احتمالی، می‌توانید برای بررسی تناسب محصولات با نیاز خود، کاتالوگ و دیتاشیت درخواست کنید. در ادامه همان سناریوی تجهیزات بسته‌بندی، نمونه زیر الزامات اولیه دستگاه را مشخص می‌کند تا فروشنده مدل‌های مرتبط را معرفی کند؛ درخواست تفصیلی قیمت به مرحله بعد موکول می‌شود.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Request for Catalogue and Technical Data Sheets – Tabletop Heat Sealers
Dear Sales Team,
Following my introductory email regarding tabletop heat sealers, we would like to review the models currently available in your range.
We are looking for equipment suitable for sealing food-packaging pouches with the following requirements:
Seal length: at least 300 mm
Power supply: 220–240 V, 50 Hz
Pouch materials: polyethylene (PE) and polypropylene (PP)
Operating format: tabletop, for small production batches
Please send your latest product catalogue and the technical data sheets for models that meet these requirements. For each recommended model, please confirm the seal width, supported film thickness range in microns, machine dimensions, weight, and recommended operating capacity.
Please also clarify whether each model supports both PE and PP pouches and whether any additional accessories are required. If available, an operating manual or a short demonstration video would help our technical team assess suitability.
At this stage, we are reviewing technical compatibility. We will send a separate quotation request once we have shortlisted suitable models.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست کاتالوگ و دیتاشیت دستگاه‌های دوخت حرارتی رومیزی
تیم فروش محترم،
در ادامه ایمیل معرفی قبلی درباره دستگاه‌های دوخت حرارتی رومیزی، مایلیم مدل‌های موجود در مجموعه محصولات شما را بررسی کنیم.
به تجهیزاتی برای دوخت پاکت‌های بسته‌بندی مواد غذایی با الزامات زیر نیاز داریم:
طول دوخت: حداقل ۳۰۰ میلی‌متر
برق ورودی: ۲۲۰ تا ۲۴۰ ولت، با فرکانس ۵۰ هرتز
جنس پاکت: پلی‌اتیلن (PE) و پلی‌پروپیلن (PP)
نوع دستگاه: رومیزی، مناسب برای تولید در سری‌های کوچک
لطفاً جدیدترین کاتالوگ محصولات و دیتاشیت مدل‌های متناسب با این الزامات را ارسال کنید. برای هر مدل پیشنهادی، عرض دوخت، محدوده ضخامت قابل پشتیبانی فیلم بر حسب میکرون، ابعاد و وزن دستگاه و ظرفیت کاری توصیه‌شده را نیز مشخص کنید.
همچنین لطفاً توضیح دهید آیا هر مدل برای هر دو نوع پاکت PE و PP مناسب است و آیا به لوازم جانبی دیگری نیاز دارد. در صورت موجود بودن، راهنمای کاربری یا یک ویدئوی کوتاه از عملکرد دستگاه به تیم فنی ما در ارزیابی تناسب آن کمک می‌کند.
در این مرحله، در حال بررسی سازگاری فنی هستیم. پس از انتخاب مدل‌های مناسب، درخواست قیمت جداگانه‌ای ارسال خواهیم کرد.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- جنس و ضخامت پاکت مصرفی خود را دقیق بنویسید؛ برای پاکت‌های چندلایه، صرفاً ذکر PE یا PP کافی نیست.
- اگر ظرفیت مشخصی نیاز دارید، تعداد تقریبی دوخت در ساعت و مدت کار روزانه را اضافه کنید تا پیشنهاد فروشنده دقیق‌تر باشد.
- اگر این پیام اولین تماس شماست، جمله ارجاع به ایمیل قبلی را با معرفی کوتاه شرکت و کاربرد موردنظر
نمونه ایمیل استعلام قیمت و پاسخ به آن
درخواست قیمت، حداقل مقدار سفارش و شرایط فروش
پس از بررسی مشخصات فنی و انتخاب مدل مناسب، استعلام قیمت را با ذکر مدل، تعداد و شماره مرجع ارسال کنید. در این نمونه، شرکت نویرا پکیجینگ برای خرید ۲۰ دستگاه دوخت حرارتی رومیزی مدل TS-300 از شرکت فرضی Elvora Equipment استعلام می‌گیرد تا قیمت و شرایط فروش را هم‌زمان بررسی کند.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Request for Quotation – 20 TS-300 Heat Sealers – RFQ-NP-026
Dear Sales Team,
Following our technical review, we would like to request a quotation for 20 units of your TS-300 tabletop heat sealer, with a 300 mm seal length and a 220–240 V, 50 Hz power supply.
Please include the following details in your quotation:
Unit price and currency
Minimum order quantity
Total price for 20 units
Lead time and the event from which it is calculated
Proposed payment terms
Whether packing and freight are included, and the basis for calculating any additional shipping charges
Quotation validity period
For any freight estimate, please use delivery to our warehouse in Muscat, Oman, as the destination. Let us know which address details you need to provide an accurate estimate.
Please quote under reference RFQ-NP-026 and send your response by 22 October 2026. If you require any further information, please let us know.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست پیشنهاد قیمت برای ۲۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300 — مرجع RFQ-NP-026
تیم فروش محترم،
پس از بررسی فنی، مایلیم پیشنهاد قیمت شما را برای ۲۰ دستگاه دوخت حرارتی رومیزی مدل TS-300، با طول دوخت ۳۰۰ میلی‌متر و برق ورودی ۲۲۰ تا ۲۴۰ ولت با فرکانس ۵۰ هرتز، دریافت کنیم.
لطفاً اطلاعات زیر را در پیشنهاد خود درج کنید:
قیمت واحد و ارز مورد استفاده
حداقل تعداد سفارش
قیمت کل ۲۰ دستگاه
زمان آماده‌سازی و رویدادی که محاسبه این زمان از آن آغاز می‌شود
شرایط پرداخت پیشنهادی
وضعیت احتساب هزینه بسته‌بندی و حمل در قیمت و مبنای محاسبه هزینه‌های حملِ جداگانه
مدت اعتبار پیشنهاد قیمت
برای برآورد هزینه حمل، مقصد را انبار ما در مسقط، عمان، در نظر بگیرید. لطفاً اعلام کنید برای ارائه برآورد دقیق، به چه جزئیاتی از نشانی نیاز دارید.
لطفاً پیشنهاد خود را با مرجع RFQ-NP-026 تا تاریخ ۲۲ اکتبر ۲۰۲۶ ارسال کنید. اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، به ما اطلاع دهید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- مدل و مشخصات دستگاه را مطابق نسخه بررسی‌شده در دیتاشیت بنویسید؛ به‌ویژه اگر یک مدل با چند ولتاژ عرضه می‌شود.
- اگر مقدار سفارش هنوز قطعی نیست، آن را «مقدار برآوردی» معرفی کنید و برای تعدادهای موردنظر قیمت جداگانه بخواهید.
- برای محاسبه دقیق حمل، شهر مقصد کافی نیست؛ در صورت درخواست فروشنده، نشانی تحویل و محدودیت‌های دسترسی یا تخلیه را نیز مشخص کنید.
ارسال پیشنهاد قیمت در پاسخ به استعلام
پاسخ فروشنده باید اطلاعات درخواستی خریدار را به‌روشنی پوشش دهد و مشخص کند چه هزینه‌هایی در مبلغ اعلام‌شده محاسبه شده‌اند. در نمونه زیر، قیمت کالا قطعیِ پیشنهاد است، اما هزینه حمل تا دریافت نشانی کامل و تأیید خدمات موردنیاز جداگانه اعلام می‌شود.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Quotation QT-026-114 – 20 TS-300 Units – RFQ-NP-026
Dear Ms Ahmadi,
Thank you for your enquiry under reference RFQ-NP-026. We are pleased to offer the following:
Product: TS-300 tabletop heat sealer
Specification: 300 mm seal length; 220–240 V, 50 Hz
Quantity: 20 units
Unit price: USD 180
Total goods value: USD 3,600
Minimum order quantity: 10 unitsStandard export packing is included in the goods price. Freight, cargo insurance, import duties, and destination charges are not included.
The estimated lead time is 15 business days from receipt of the agreed advance payment and your written confirmation of the final specifications.
Our proposed payment terms are 30% in advance and 70% before dispatch, subject to mutual agreement.
Freight to your warehouse in Muscat will be quoted separately based on the final packed weight and dimensions, collection and delivery addresses, and selected transport service. Please send the full delivery address and confirm whether unloading assistance is required.
This quotation, reference QT-026-114, is valid until 5 November 2026. Please let us know if you would like us to prepare a freight estimate or clarify any part of the offer.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: پیشنهاد قیمت QT-026-114 برای ۲۰ دستگاه TS-300 — مرجع استعلام RFQ-NP-026
خانم احمدی گرامی،
از استعلام شما با مرجع RFQ-NP-026 سپاسگزاریم. پیشنهاد ما به شرح زیر است:
محصول: دستگاه دوخت حرارتی رومیزی TS-300
مشخصات: طول دوخت ۳۰۰ میلی‌متر؛ برق ورودی ۲۲۰ تا ۲۴۰ ولت، ۵۰ هرتز
تعداد: ۲۰ دستگاه
قیمت واحد: ۱۸۰ دلار آمریکا
ارزش کل کالا: ۳٬۶۰۰ دلار آمریکا
حداقل تعداد سفارش: ۱۰ دستگاههزینه بسته‌بندی استاندارد صادراتی در قیمت کالا محاسبه شده است. هزینه حمل، بیمه بار، حقوق ورودی و هزینه‌های مقصد در این مبلغ محاسبه نشده‌اند.
زمان برآوردی آماده‌سازی، ۱۵ روز کاری پس از دریافت پیش‌پرداخت توافق‌شده و تأیید کتبی مشخصات نهایی از سوی شماست.
شرایط پرداخت پیشنهادی ما، منوط به توافق طرفین، ۳۰ درصد پیش‌پرداخت و ۷۰ درصد پیش از ارسال است.
هزینه حمل تا انبار شما در مسقط، بر اساس وزن و ابعاد نهایی بسته‌ها، نشانی مبدأ و مقصد و سرویس حمل انتخابی، جداگانه اعلام خواهد شد. لطفاً نشانی کامل تحویل را ارسال کنید و بفرمایید آیا به خدمات کمکی برای تخلیه نیاز دارید.
این پیشنهاد با شماره QT-026-114 تا تاریخ ۵ نوامبر ۲۰۲۶ اعتبار دارد. لطفاً در صورت تمایل به دریافت برآورد هزینه حمل یا نیاز به توضیح درباره هر بخش از پیشنهاد، به ما اطلاع دهید.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
نکات شخصی‌سازی
- با تغییر تعداد یا قیمت واحد، ارزش کل کالا را دوباره محاسبه کنید؛ در این نمونه، حاصل ۲۰ × ۱۸۰ برابر با ۳٬۶۰۰ دلار است.
- مبدأ محاسبه زمان آماده‌سازی را متناسب با فرایند واقعی فروش تعیین کنید؛ دریافت پیش‌پرداخت، تأیید مشخصات یا تأیید طرح می‌توانند زمان‌های متفاوتی داشته باشند.
- این نمونه پیوستی ندارد. اگر به پیشنهاد قیمت پیوست‌شده اشاره می‌کنید، سند دارای شماره QT-026-114 را با همان قیمت‌ها، مشخصات و تاریخ اعتبار واقعاً ضمیمه کنید.
درخواست تخفیف یا بازنگری در شرایط پیشنهادی
وقتی پیشنهاد فروشنده با بودجه یا برنامه خرید شما کاملاً هماهنگ نیست، درخواست بازنگری را همراه با یک دلیل مشخص مطرح کنید. آشنایی با اصول و فنون مذاکره به انگلیسی کمک می‌کند درخواست متقابل خود را روشن بیان کنید، برای آن دلیل بیاورید و رابطه تجاری را حفظ کنید. در این نمونه، خریدار می‌پرسد آیا افزایش تعداد از ۲۰ به ۳۰ دستگاه می‌تواند مبنای کاهش قیمت واحد باشد؛ این افزایش هنوز تأیید سفارش نیست.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Request for Revised Pricing – QT-026-114 / RFQ-NP-026
Dear Mr Reed,
Thank you for quotation QT-026-114 in response to our enquiry RFQ-NP-026 for 20 TS-300 heat sealers.
We are considering increasing the quantity to 30 units to cover the requirements of two upcoming projects. On that basis, would you be able to reduce the unit price from USD 180 to USD 170?
At the requested unit price, the total goods value for 30 units would be USD 5,100, excluding the additional costs identified in your quotation.
If this price is not feasible, please let us know your best available unit price for 30 units. Please also confirm whether the increased quantity would affect the estimated lead time of 15 business days or any other quoted terms.
The revised quantity is subject to our internal approval. Please send an updated quotation referencing RFQ-NP-026 so that we can complete our review before the current offer expires on 5 November 2026.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست بازنگری قیمت — پیشنهاد QT-026-114 / استعلام RFQ-NP-026
آقای رید گرامی،
از پیشنهاد قیمت QT-026-114 در پاسخ به استعلام RFQ-NP-026 برای ۲۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300 سپاسگزاریم.
در حال بررسی افزایش تعداد سفارش به ۳۰ دستگاه برای تأمین نیاز دو پروژه پیشِ رو هستیم. با در نظر گرفتن این تعداد، آیا امکان کاهش قیمت واحد از ۱۸۰ به ۱۷۰ دلار آمریکا وجود دارد؟
با قیمت واحد درخواستی، ارزش کل ۳۰ دستگاه، بدون احتساب هزینه‌های جداگانه مشخص‌شده در پیشنهاد شما، ۵٬۱۰۰ دلار آمریکا خواهد بود.
اگر ارائه این قیمت امکان‌پذیر نیست، لطفاً بهترین قیمت واحد قابل ارائه برای ۳۰ دستگاه را اعلام کنید. همچنین بفرمایید آیا افزایش تعداد، زمان برآوردی آماده‌سازی ۱۵روزه یا سایر شرایط پیشنهاد را تغییر می‌دهد؟
تعداد جدید منوط به تأیید داخلی شرکت ماست. لطفاً پیشنهاد به‌روزشده را با ارجاع به RFQ-NP-026 ارسال کنید تا بتوانیم پیش از پایان اعتبار پیشنهاد فعلی در ۵ نوامبر ۲۰۲۶، بررسی خود را تکمیل کنیم.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- افزایش تعداد را فقط زمانی مطرح کنید که خرید آن مقدار برای شرکت شما قابل بررسی باشد؛ آن را به‌عنوان سفارش قطعی معرفی نکنید.
- قیمت هدف را با بودجه و مقدار خرید خود تطبیق دهید؛ در این نمونه، مبلغ ۵٬۱۰۰ دلار بر مبنای قیمت درخواستی محاسبه شده و هنوز مورد پذیرش فروشنده نیست.
- اگر اولویت شما زمان تحویل یا شرایط پرداخت است، درخواست بازنگری را بر همان مورد متمرکز کنید تا فروشنده بتواند پاسخ مشخصی بدهد.
نمونه مکاتبات ثبت و تأیید سفارش
ثبت سفارش بر اساس پیشنهاد قیمت
پس از توافق بر قیمت و شرایط، خریدار می‌تواند سفارش خود را با ارجاع به آخرین پیشنهاد فروشنده ثبت کند. در ادامه سناریوی قبلی، فرض می‌کنیم فروشنده در پیشنهاد اصلاح‌شده QT-026-114-R1 مورخ ۲۸ اکتبر ۲۰۲۶، قیمت ۱۷۰ دلار برای هر دستگاه و تعداد ۳۰ دستگاه را پذیرفته و زمان آماده‌سازی را نیز تأیید کرده است.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Purchase Order PO-NP-026-031 – Revised Quotation QT-026-114-R1
Dear Mr Reed,
We would like to place the following order in accordance with your revised quotation QT-026-114-R1 dated 28 October 2026:
Purchase order number: PO-NP-026-031
Product: TS-300 tabletop heat sealer
Specifications: 300 mm seal length; 220–240 V, 50 Hz
Quantity: 30 units
Agreed unit price: USD 170
Total goods value: USD 5,100As agreed, standard export packing is included. Freight, cargo insurance, import duties, and destination charges are excluded from the above total.
The agreed payment terms are 30% in advance and 70% before dispatch. The units are to be ready for dispatch within 15 business days after you have received the advance payment and our written confirmation of the final specifications.
The specifications listed above are our final requirements. Delivery to our warehouse in Muscat will be arranged separately; please confirm the expected arrival date once the transport arrangements have been agreed.
Please confirm acceptance of this order and the terms listed above in writing.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: سفارش خرید PO-NP-026-031 — پیشنهاد اصلاح‌شده QT-026-114-R1
آقای رید گرامی،
مایلیم سفارش زیر را مطابق پیشنهاد اصلاح‌شده شما به شماره QT-026-114-R1 مورخ ۲۸ اکتبر ۲۰۲۶ ثبت کنیم:
شماره سفارش خرید: PO-NP-026-031
محصول: دستگاه دوخت حرارتی رومیزی TS-300
مشخصات: طول دوخت ۳۰۰ میلی‌متر؛ برق ورودی ۲۲۰ تا ۲۴۰ ولت، ۵۰ هرتز
تعداد: ۳۰ دستگاه
قیمت واحد توافق‌شده: ۱۷۰ دلار آمریکا
ارزش کل کالا: ۵٬۱۰۰ دلار آمریکامطابق توافق، هزینه بسته‌بندی استاندارد صادراتی در قیمت محاسبه شده است. هزینه حمل، بیمه بار، حقوق ورودی و هزینه‌های مقصد در مبلغ فوق محاسبه نشده‌اند.
شرایط پرداخت توافق‌شده، ۳۰ درصد پیش‌پرداخت و ۷۰ درصد پیش از ارسال است. دستگاه‌ها باید حداکثر ظرف ۱۵ روز کاری پس از دریافت پیش‌پرداخت و تأیید کتبی مشخصات نهایی از سوی ما، آماده ارسال شوند.
مشخصات درج‌شده در بالا، نیاز نهایی ماست. حمل تا انبار ما در مسقط جداگانه هماهنگ خواهد شد؛ لطفاً پس از توافق درباره ترتیبات حمل، تاریخ برآوردی رسیدن کالا را تأیید کنید.
لطفاً پذیرش این سفارش و شرایط درج‌شده را به‌صورت کتبی تأیید کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- شماره و تاریخ آخرین پیشنهاد پذیرفته‌شده را درج کنید؛ درخواست تخفیف خریدار به‌تنهایی به معنای توافق بر قیمت جدید نیست.
- زمان آماده‌شدن برای ارسال را با تاریخ رسیدن کالا به مقصد یکسان ننویسید. اگر تاریخ تحویل مشخصی توافق شده، همان تاریخ و محل تحویل را ذکر کنید.
- شماره سفارش خرید را در مکاتبات بعدی ثابت نگه دارید و قیمت، تعداد و مشخصات را با آخرین توافق تطبیق دهید.
تأیید سفارش و درخواست پیش‌فاکتور
فروشنده پس از بررسی سفارش، می‌تواند پذیرش مشخصات و شرایط آن را اعلام کند و خریدار نیز در پاسخ، پیش‌فاکتور بخواهد. عبارت «سفارش شما دریافت شد» صرفاً دریافت پیام را تأیید می‌کند؛ برای تأیید نهایی شرایط، لازم است فروشنده پذیرش تعداد، قیمت، مشخصات و برنامه اجرا را روشن بیان کند.
نمونه ایمیل انگلیسی؛ تأیید سفارش از سوی فروشنده
Subject: Order Confirmation – PO-NP-026-031
Dear Ms Ahmadi,
We confirm acceptance of purchase order PO-NP-026-031 in accordance with our revised quotation QT-026-114-R1 dated 28 October 2026.
The confirmed order details are:
Product: TS-300 tabletop heat sealer
Specifications: 300 mm seal length; 220–240 V, 50 Hz
Quantity: 30 units
Unit price: USD 170
Total goods value: USD 5,100
Standard export packing is included. Freight, cargo insurance, import duties, and destination charges remain excluded.
We accept the payment terms of 30% in advance and 70% before dispatch. We also confirm the lead time of 15 business days, starting once we have received both the advance payment and your final specification confirmation.
We have recorded the specifications in your order email as final. Once the advance payment is received, we will confirm the scheduled dispatch-ready date. The estimated arrival date in Muscat will be confirmed separately after the transport arrangements are agreed.
Please use PO-NP-026-031 as the reference in further correspondence.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: تأیید سفارش PO-NP-026-031
خانم احمدی گرامی،
پذیرش سفارش خرید PO-NP-026-031 را مطابق پیشنهاد اصلاح‌شده خود به شماره QT-026-114-R1 مورخ ۲۸ اکتبر ۲۰۲۶ تأیید می‌کنیم.
جزئیات تأییدشده سفارش به شرح زیر است:
محصول: دستگاه دوخت حرارتی رومیزی TS-300
مشخصات: طول دوخت ۳۰۰ میلی‌متر؛ برق ورودی ۲۲۰ تا ۲۴۰ ولت، ۵۰ هرتز
تعداد: ۳۰ دستگاه
قیمت واحد: ۱۷۰ دلار آمریکا
ارزش کل کالا: ۵٬۱۰۰ دلار آمریکاهزینه بسته‌بندی استاندارد صادراتی در قیمت محاسبه شده است. هزینه حمل، بیمه بار، حقوق ورودی و هزینه‌های مقصد همچنان جداگانه هستند.
شرایط پرداخت ۳۰ درصد پیش‌پرداخت و ۷۰ درصد پیش از ارسال را می‌پذیریم. همچنین زمان آماده‌سازی ۱۵ روز کاری را تأیید می‌کنیم؛ محاسبه این زمان پس از دریافت پیش‌پرداخت و تأیید مشخصات نهایی آغاز می‌شود.
مشخصات مندرج در ایمیل سفارش شما را به‌عنوان مشخصات نهایی ثبت کرده‌ایم. پس از دریافت پیش‌پرداخت، تاریخ برنامه‌ریزی‌شده آماده‌شدن کالا برای ارسال را اعلام خواهیم کرد. تاریخ برآوردی رسیدن کالا به مسقط نیز پس از توافق درباره ترتیبات حمل، جداگانه تأیید خواهد شد.
لطفاً در مکاتبات بعدی از شماره مرجع PO-NP-026-031 استفاده کنید.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
نمونه پاسخ کوتاه انگلیسی؛ درخواست پیش‌فاکتور از سوی خریدار
Subject: Pro Forma Invoice Request – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
Thank you for confirming order PO-NP-026-031.
Please issue a pro forma invoice showing the 30 TS-300 units at USD 170 each, the total goods value of USD 5,100, the agreed payment terms, and the lead time. Please show the 30% advance amount of USD 1,530 and the remaining balance of USD 3,570 separately, and identify the excluded costs.
Please reference both PO-NP-026-031 and quotation QT-026-114-R1. Let us know which billing details you require to issue the document.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست پیش‌فاکتور — سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
از تأیید سفارش PO-NP-026-031 سپاسگزاریم.
لطفاً پیش‌فاکتوری شامل ۳۰ دستگاه TS-300 با قیمت واحد ۱۷۰ دلار، ارزش کل کالای ۵٬۱۰۰ دلار، شرایط پرداخت توافق‌شده و زمان آماده‌سازی صادر کنید. مبلغ پیش‌پرداخت ۳۰درصدی، معادل ۱٬۵۳۰ دلار، و مانده ۳٬۵۷۰دلاری را جداگانه درج و هزینه‌های محاسبه‌نشده را نیز مشخص کنید.
لطفاً شماره سفارش PO-NP-026-031 و شماره پیشنهاد QT-026-114-R1 را در سند ذکر کنید. همچنین بفرمایید برای صدور آن به چه اطلاعاتی از خریدار نیاز دارید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- پیش از درخواست پیش‌فاکتور، تأیید فروشنده را با آخرین توافق مقایسه کنید؛ هر اختلاف در مدل، تعداد، مبلغ یا زمان را همان‌جا مطرح کنید.
- نام ثبتی خریدار و اطلاعات لازم برای صدور پیش‌فاکتور را مطابق مشخصات واقعی شرکت ارائه دهید.
- مبالغ پیش‌پرداخت و مانده را بر اساس مبلغ و درصدهای نهایی محاسبه کنید؛ اگر هزینه دیگری به سفارش اضافه شد، مبنای محاسبه را نیز روشن کنید.
درخواست تغییر یا لغو سفارش
پس از ثبت سفارش، ممکن است نیاز خرید تغییر کند یا ادامه سفارش برای خریدار امکان‌پذیر نباشد. دو نمونه زیر مستقل و جایگزین یکدیگرند؛ در هرکدام، خریدار پیش از قطعی‌دانستن تغییر یا لغو، امکان اجرا و آثار آن بر هزینه و زمان‌بندی را از فروشنده می‌پرسد.
۱. نمونه ایمیل انگلیسی؛ درخواست تغییر تعداد سفارش
Subject: Quantity Amendment Request – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
We would like to request an increase in the quantity under order PO-NP-026-031 from 30 to 40 TS-300 heat sealers. The technical specifications would remain unchanged.
Please confirm in writing whether this amendment is possible and advise the revised unit price, total goods value, and any additional charges. Please also explain any effect on the agreed lead time and the expected delivery schedule.
Before making the change, please send us the revised terms for approval. Until we approve them in writing, please retain the currently confirmed quantity of 30 units.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست تغییر تعداد سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
درخواست داریم تعداد دستگاه‌های دوخت حرارتی TS-300 در سفارش PO-NP-026-031 از ۳۰ به ۴۰ دستگاه افزایش یابد. مشخصات فنی بدون تغییر خواهد ماند.
لطفاً امکان اجرای این تغییر را به‌صورت کتبی تأیید و قیمت واحد جدید، ارزش کل کالا و هرگونه هزینه اضافی را اعلام کنید. همچنین تأثیر احتمالی آن بر زمان آماده‌سازی توافق‌شده و برنامه تحویل را توضیح دهید.
پیش از اعمال تغییر، لطفاً شرایط اصلاح‌شده را برای تأیید ما ارسال کنید. تا زمانی که آن‌ها را به‌صورت کتبی تأیید نکرده‌ایم، تعداد تأییدشده فعلی، یعنی ۳۰ دستگاه، حفظ شود.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
۲. نمونه ایمیل انگلیسی؛ درخواست لغو سفارش
Subject: Cancellation Request – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
Due to the suspension of the project for which the equipment was intended, we would like to request cancellation of order PO-NP-026-031 for 30 TS-300 heat sealers.
Please confirm in writing whether cancellation is possible at the current stage. Please identify any costs already incurred, any applicable cancellation charges under our agreed terms, and the proposed treatment of any payment received.
Please also advise whether reviewing this request would affect the current production or dispatch schedule if the order proceeds. We understand that cancellation remains subject to your written confirmation and agreement on any related costs.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست لغو سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
به دلیل تعلیق پروژه‌ای که این تجهیزات برای آن در نظر گرفته شده بود، درخواست لغو سفارش PO-NP-026-031 شامل ۳۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300 را داریم.
لطفاً به‌صورت کتبی اعلام کنید آیا لغو سفارش در مرحله فعلی امکان‌پذیر است. همچنین هزینه‌های انجام‌شده، هزینه‌های احتمالی لغو طبق شرایط توافق‌شده و نحوه پیشنهادی رسیدگی به مبالغ دریافتی احتمالی را مشخص کنید.
لطفاً توضیح دهید اگر سفارش ادامه پیدا کند، آیا بررسی این درخواست بر برنامه فعلی تولید یا ارسال تأثیری خواهد داشت. آگاهیم که لغو سفارش منوط به تأیید کتبی شما و توافق درباره هزینه‌های مرتبط است.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- شماره سفارش و آخرین تعداد تأییدشده را دقیق درج کنید؛ درخواست تغییر قبلی را تا پیش از پذیرش کتبی، مبنای سفارش قرار ندهید.
- در درخواست تغییر، مشخص کنید کدام ویژگی عوض می‌شود و کدام مشخصات مطابق آخرین توافق باقی می‌ماند.
- در درخواست لغو، وضعیت واقعی پیش‌پرداخت و مرحله اجرای سفارش را منعکس کنید و از فرض لغو بدون هزینه یا بازپرداخت کامل خودداری کنید.
نمونه مکاتبات درباره پرداخت و تسویه‌حساب
اعلام پرداخت و ارسال رسید
پس از انجام پرداخت، مشخصات تراکنش را همراه با شماره فاکتور برای فروشنده ارسال کنید تا بتواند آن را با سفارش تطبیق دهد. در ادامه سفارش ۳۰ دستگاه TS-300، نمونه زیر مربوط به اعلام پرداخت پیش‌پرداخت ۱٬۵۳۰دلاری است؛ ارسال رسید به معنای تأیید وصول وجه در حساب فروشنده نیست.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Advance Payment Advice – PI-026-031 / PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
We have initiated the advance payment for order PO-NP-026-031 against pro forma invoice PI-026-031. The payment details are as follows:
Amount: USD 1,530
Payment date: 2 November 2026
Payment reference: PAY-NP-026-082
Purpose: 30% advance payment for 30 TS-300 heat sealersPlease find attached the payment receipt for your reference.
Please confirm once the funds have been credited to your account and allocated to this order. If you require any additional transaction details to identify the payment, please let us know.
Once receipt is confirmed, please advise the scheduled date on which the goods will be ready for dispatch.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: اعلام پیش‌پرداخت — پیش‌فاکتور PI-026-031 / سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
فرایند پرداخت پیش‌پرداخت سفارش PO-NP-026-031 را بر اساس پیش‌فاکتور PI-026-031 انجام داده‌ایم. جزئیات پرداخت به شرح زیر است:
مبلغ: ۱٬۵۳۰ دلار آمریکا
تاریخ پرداخت: ۲ نوامبر ۲۰۲۶
شماره مرجع پرداخت: PAY-NP-026-082
بابت: پیش‌پرداخت ۳۰درصدی برای ۳۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300رسید پرداخت برای بررسی شما پیوست شده است.
لطفاً پس از واریز وجه به حساب و ثبت آن بابت این سفارش، وصول را تأیید کنید. اگر برای شناسایی پرداخت به جزئیات بیشتری از تراکنش نیاز دارید، به ما اطلاع دهید.
پس از تأیید وصول، لطفاً تاریخ برنامه‌ریزی‌شده آماده‌شدن کالا برای ارسال را اعلام کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- رسید مربوط به همین پرداخت را واقعاً ضمیمه کنید و مبلغ، ارز و شماره مرجع آن را با متن تطبیق دهید.
- ارسال رسید فقط اطلاعات پرداخت را در اختیار فروشنده می‌گذارد؛ تأیید وصول زمانی است که فروشنده دریافت و ثبت وجه را تأیید کند.
- اگر تراکنش هنوز در وضعیت «در حال پردازش» است، همین وضعیت را بیان کنید و از عبارت‌هایی مانند «وجه را دریافت کرده‌اید» استفاده نکنید.
یادآوری سررسید و پیگیری پرداخت معوق
یادآوری پیش از سررسید به خریدار فرصت می‌دهد پرداخت را در برنامه مالی خود قرار دهد؛ پیگیری پس از سررسید باید وضعیت پرداخت و اقدام موردانتظار را روشن کند. برای این دو نمونه مرتبط، فرض می‌کنیم پیش‌پرداخت وصول شده و طبق هماهنگی کتبی بعدی، مانده ۳٬۵۷۰دلاری فاکتور INV-026-031 در تاریخ ۲۵ نوامبر ۲۰۲۶ سررسید دارد و ارسال کالا برای پس از دریافت آن برنامه‌ریزی شده است.
۱. نمونه ایمیل انگلیسی؛ یادآوری پیش از سررسید
Subject: Payment Reminder – INV-026-031 Due 25 November 2026
Dear Ms Ahmadi,
This is a reminder that the outstanding balance of USD 3,570 under invoice INV-026-031, relating to order PO-NP-026-031, is due on 25 November 2026.
Please arrange payment by the agreed due date. If the payment has already been initiated, please send the payment reference so that we can check its status.
Please let us know if you need another copy of the invoice or any clarification.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: یادآوری پرداخت — سررسید فاکتور INV-026-031 در ۲۵ نوامبر ۲۰۲۶
خانم احمدی گرامی،
یادآوری می‌کنیم که مانده پرداخت‌نشده فاکتور INV-026-031 مربوط به سفارش PO-NP-026-031، به مبلغ ۳٬۵۷۰ دلار آمریکا، در تاریخ ۲۵ نوامبر ۲۰۲۶ سررسید دارد.
لطفاً پرداخت را تا تاریخ توافق‌شده انجام دهید. اگر فرایند پرداخت را آغاز کرده‌اید، شماره مرجع آن را ارسال کنید تا وضعیت را بررسی کنیم.
اگر به نسخه دیگری از فاکتور یا توضیح بیشتری نیاز دارید، لطفاً اطلاع دهید.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
۲. نمونه ایمیل انگلیسی؛ پیگیری پس از سررسید
Subject: Overdue Payment Follow-up – INV-026-031
Dear Ms Ahmadi,
Our records show that the balance of USD 3,570 under invoice INV-026-031, due on 25 November 2026, remains unpaid as of 30 November 2026.
Please confirm the payment status and provide a specific expected payment date by 2 December 2026. If payment has already been initiated, please send the transaction reference and payment date so that we can trace it.
If an invoice discrepancy or another issue is delaying payment, please identify it in your reply so that we can address it promptly.
We look forward to your response by the above date.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: پیگیری پرداخت معوق — فاکتور INV-026-031
خانم احمدی گرامی،
طبق سوابق ما، مانده ۳٬۵۷۰دلاری فاکتور INV-026-031 که سررسید آن ۲۵ نوامبر ۲۰۲۶ بوده، تا تاریخ ۳۰ نوامبر ۲۰۲۶ همچنان پرداخت‌نشده ثبت شده است.
لطفاً تا تاریخ ۲ دسامبر ۲۰۲۶، وضعیت پرداخت و تاریخ مشخصی را که انتظار دارید پرداخت انجام شود، اعلام کنید. اگر فرایند پرداخت را آغاز کرده‌اید، شماره مرجع تراکنش و تاریخ پرداخت را بفرستید تا بتوانیم آن را پیگیری کنیم.
اگر مغایرتی در فاکتور یا مسئله دیگری باعث تأخیر شده است، لطفاً در پاسخ خود آن را مشخص کنید تا بتوانیم سریع‌تر رسیدگی کنیم.
منتظر پاسخ شما تا تاریخ ذکرشده هستیم.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
نکات شخصی‌سازی
- مبلغ مانده را پس از کسر تمام پرداخت‌های وصول‌شده بنویسید؛ مبلغ کل سفارش الزاماً مبلغ معوق نیست.
- تاریخ سررسید را از آخرین توافق استخراج کنید. شرط «پرداخت پیش از ارسال» به‌تنهایی تاریخ تقویمی مشخصی تعیین نمی‌کند.
- پیش از ارسال پیگیری دوم، سوابق دریافت وجه را بررسی کنید و برای پاسخ خریدار، مهلتی مشخص و متناسب در نظر بگیرید.
درخواست اصلاح فاکتور
اگر اطلاعات فاکتور با آخرین توافق مغایرت دارد، شماره سند، مقدار فعلی و اصلاح درخواستی را دقیق مشخص کنید. نمونه زیر سناریویی مستقل برای همان سفارش است که در آن فروشنده به‌اشتباه قیمت واحد قبلی، یعنی ۱۸۰ دلار، را در فاکتور درج کرده است.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Invoice Correction Request – INV-026-031 / PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
During our review of invoice INV-026-031 for order PO-NP-026-031, we noticed a discrepancy in the unit price.
The invoice currently lists 30 TS-300 heat sealers at USD 180 per unit, giving a total goods value of USD 5,400. However, your revised quotation QT-026-114-R1 dated 28 October 2026 and your order confirmation specify USD 170 per unit.
Please issue a corrected invoice showing:
Quantity: 30 units
Unit price: USD 170
Total goods value: USD 5,100
Advance payment received: USD 1,530
Remaining balance: USD 3,570Please reference the original invoice number and confirm that the corrected document replaces the previous version. Please also confirm whether the correction affects the agreed payment due date.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست اصلاح فاکتور — INV-026-031 / سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
هنگام بررسی فاکتور INV-026-031 مربوط به سفارش PO-NP-026-031، متوجه مغایرتی در قیمت واحد شدیم.
در فاکتور فعلی، قیمت هر یک از ۳۰ دستگاه TS-300 برابر با ۱۸۰ دلار و ارزش کل کالا ۵٬۴۰۰ دلار درج شده است. بااین‌حال، در پیشنهاد اصلاح‌شده QT-026-114-R1 مورخ ۲۸ اکتبر ۲۰۲۶ و تأییدیه سفارش شما، قیمت واحد ۱۷۰ دلار مشخص شده است.
لطفاً فاکتور اصلاح‌شده را با اطلاعات زیر صادر کنید:
تعداد: ۳۰ دستگاه
قیمت واحد: ۱۷۰ دلار آمریکا
ارزش کل کالا: ۵٬۱۰۰ دلار آمریکا
پیش‌پرداخت وصول‌شده: ۱٬۵۳۰ دلار آمریکا
مانده قابل پرداخت: ۳٬۵۷۰ دلار آمریکالطفاً به شماره فاکتور اولیه ارجاع دهید و تأیید کنید که سند اصلاح‌شده جایگزین نسخه قبلی می‌شود. همچنین بفرمایید آیا این اصلاح بر تاریخ سررسید توافق‌شده تأثیری دارد؟
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- برای اثبات مغایرت، به آخرین پیشنهاد پذیرفته‌شده و تأییدیه همان شماره سفارش ارجاع دهید.
- پس از اصلاح قیمت واحد، مبلغ کل و مانده پرداخت را نیز بررسی کنید؛ اصلاح یک ردیف نباید جمع نادرست فاکتور را باقی بگذارد.
- عبارت «پیش‌پرداخت وصول‌شده» را فقط زمانی به کار ببرید که فروشنده دریافت آن را تأیید کرده باشد.
نمونه مکاتبات حمل‌ونقل و تحویل کالا
هماهنگی زمان ارسال و درخواست اسناد حمل
پیش از ارسال کالا، تاریخ تحویل محموله به شرکت حمل، زمان تخمینی رسیدن و مدارک موردنیاز را مشخص کنید. در ادامه سفارش PO-NP-026-031 شامل ۳۰ دستگاه TS-300، فرض می‌کنیم حمل هوایی تا فرودگاه مسقط و سپس انتقال زمینی تا انبار خریدار هماهنگ شده و پرداخت‌های لازم نیز وصول شده‌اند.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Dispatch Schedule and Shipping Documents – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
Regarding order PO-NP-026-031 for 30 TS-300 heat sealers, please confirm whether the shipment is scheduled to be handed over to the air freight carrier on 3 December 2026, as discussed.
Please provide the estimated arrival date at Muscat International Airport and the estimated delivery date to our warehouse. Please also confirm the arrangements for the onward road transfer.
For this air shipment, please email copies of the commercial invoice, packing list, and air waybill once available. If any additional documents are required for the agreed transport arrangements or destination clearance, please identify them so that we can coordinate with our freight forwarder.
Please send the confirmed schedule by 1 December 2026 and notify us of any changes before dispatch.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: برنامه ارسال و اسناد حمل — سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
در خصوص سفارش PO-NP-026-031 شامل ۳۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300، لطفاً تأیید کنید آیا مطابق گفت‌وگوی قبلی، تحویل محموله به شرکت حمل هوایی برای ۳ دسامبر ۲۰۲۶ برنامه‌ریزی شده است؟
لطفاً تاریخ تخمینی رسیدن به فرودگاه بین‌المللی مسقط و تاریخ تخمینی تحویل به انبار ما را اعلام کنید. همچنین ترتیبات انتقال زمینی پس از رسیدن محموله را تأیید بفرمایید.
برای این محموله هوایی، لطفاً پس از آماده‌شدن، نسخه‌های فاکتور تجاری، فهرست بسته‌بندی و بارنامه هوایی را ایمیل کنید. اگر برای ترتیبات حمل توافق‌شده یا ترخیص در مقصد به مدارک دیگری نیاز است، آن‌ها را مشخص کنید تا با فورواردر خود هماهنگ کنیم.
لطفاً برنامه تأییدشده را تا ۱ دسامبر ۲۰۲۶ ارسال کنید و هرگونه تغییر را پیش از ارسال کالا اطلاع دهید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- اسناد درخواستی را با روش حمل تطبیق دهید؛ در این نمونه حمل هوایی است و درخواست بارنامه هوایی با آن تناسب دارد.
- تاریخ ارسال، زمان تحویل محموله به شرکت حمل است؛ این تاریخ با رسیدن به فرودگاه مقصد یا تحویل به انبار خریدار تفاوت دارد.
- فهرست مدارک را با مسئول حمل یا ترخیص همان محموله بررسی کنید؛ همه اسناد برای تمام کالاها و مسیرها ضروری نیستند.
اعلام ارسال کالا و ارائه اطلاعات رهگیری
فروشنده پس از تحویل واقعی محموله به شرکت حمل، می‌تواند اطلاعات ارسال و مرجع رهگیری را برای خریدار بفرستد. در این نمونه، نام شرکت حمل و شماره رهگیری فرضی‌اند و تاریخ‌های رسیدن به فرودگاه و تحویل به انبار جداگانه اعلام شده‌اند.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Shipment Dispatched – PO-NP-026-031 – Tracking Reference AER-DEMO-026-4831
Dear Ms Ahmadi,
We confirm that the shipment for order PO-NP-026-031 was handed over to Avenor Air Cargo on 3 December 2026.
The shipment details are as follows:
Contents: 30 TS-300 tabletop heat sealers
Number of packages: 6 cartons
Transport: Air freight to Muscat, followed by road delivery
Carrier tracking reference: AER-DEMO-026-4831
Estimated airport arrival: 5 December 2026
Estimated warehouse delivery: 7 December 2026, subject to clearance and onward transport arrangementsYou can use the tracking reference with the carrier’s shipment tracking service.
Attached are copies of the commercial invoice, packing list, and air waybill. Please check that the consignee and shipment details match your records and let us know if you notice any discrepancies.
We will notify you if the carrier provides a revised schedule.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: اعلام ارسال محموله — سفارش PO-NP-026-031 — مرجع رهگیری AER-DEMO-026-4831
خانم احمدی گرامی،
تأیید می‌کنیم که محموله سفارش PO-NP-026-031 در تاریخ ۳ دسامبر ۲۰۲۶ به شرکت Avenor Air Cargo تحویل داده شد.
جزئیات محموله به شرح زیر است:
محتویات: ۳۰ دستگاه دوخت حرارتی رومیزی TS-300
تعداد بسته‌ها: ۶ کارتن
روش حمل: حمل هوایی تا مسقط و سپس تحویل زمینی
مرجع رهگیری شرکت حمل: AER-DEMO-026-4831
زمان تخمینی رسیدن به فرودگاه: ۵ دسامبر ۲۰۲۶
زمان تخمینی تحویل به انبار: ۷ دسامبر ۲۰۲۶، مشروط به انجام ترخیص و هماهنگی انتقال بعدیمیتوانید از شماره مرجع فوق در سرویس رهگیری محموله شرکت حمل استفاده کنید.
نسخه‌های فاکتور تجاری، فهرست بسته‌بندی و بارنامه هوایی پیوست شده‌اند. لطفاً مشخصات گیرنده و محموله را با سوابق خود تطبیق دهید و در صورت مشاهده مغایرت، به ما اطلاع دهید.
اگر شرکت حمل برنامه زمانی جدیدی اعلام کند، شما را مطلع خواهیم کرد.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
نکات شخصی‌سازی
- «ارسال شد» را پس از تحویل واقعی کالا به شرکت حمل بنویسید؛ رزرو حمل یا آماده‌بودن بسته‌ها به‌تنهایی به معنای ارسال نیست.
- نام شرکت حمل، تعداد بسته‌ها و مرجع رهگیری را از اطلاعات واقعی محموله بردارید و اسناد نام‌برده را واقعاً ضمیمه کنید.
- زمان تخمینی، برآورد فعلی برنامه حمل است؛ آن را با موعد قطعی مورد توافق یکسان معرفی نکنید.
پیگیری تأخیر در تحویل محموله
اگر تاریخ اعلام‌شده گذشته اما کالا تحویل نشده است، پیگیری را با شماره سفارش، مرجع حمل و آخرین وضعیت قابل مشاهده آغاز کنید. در این سناریو، ۷ دسامبر تاریخ تخمینی مورد استفاده برای هماهنگی دریافت بوده و خریدار در ۸ دسامبر، به دلیل باقی‌ماندن محموله در پایانه بار، برنامه به‌روزشده می‌خواهد.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Delivery Delay Follow-up – PO-NP-026-031 / AER-DEMO-026-4831
Dear Mr Reed,
We are following up on order PO-NP-026-031, shipped under tracking reference AER-DEMO-026-4831.
As discussed, we arranged for our warehouse team to receive the shipment on 7 December 2026 based on your estimated delivery date. However, the goods have not arrived as of 8 December. The latest tracking update shows that the shipment arrived at the Muscat cargo terminal on 5 December, with no subsequent movement recorded.
Please check with the carrier and confirm the reason for the delay, the current clearance status, and whether any documents or action are required from us.
Please provide an updated delivery estimate by 9 December and indicate whether a delivery appointment can now be confirmed. If the timing remains uncertain, please let us know when the next status update will be available.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: پیگیری تأخیر در تحویل — سفارش PO-NP-026-031 / مرجع AER-DEMO-026-4831
آقای رید گرامی،
در حال پیگیری سفارش PO-NP-026-031 هستیم که با مرجع رهگیری AER-DEMO-026-4831 ارسال شده است.
مطابق هماهنگی قبلی، بر اساس تاریخ تخمینی تحویل اعلام‌شده از سوی شما، تیم انبار را برای دریافت محموله در ۷ دسامبر ۲۰۲۶ آماده کردیم. بااین‌حال، تا تاریخ ۸ دسامبر کالا نرسیده است. آخرین به‌روزرسانی رهگیری نشان می‌دهد محموله در ۵ دسامبر به پایانه بار مسقط رسیده و پس از آن جابه‌جایی دیگری ثبت نشده است.
لطفاً موضوع را با شرکت حمل بررسی و علت تأخیر، وضعیت فعلی ترخیص و نیاز احتمالی به مدارک یا اقدام از سوی ما را اعلام کنید.
لطفاً تا ۹ دسامبر، زمان تخمینی جدید تحویل را ارائه دهید و بفرمایید آیا اکنون امکان تأیید یک نوبت مشخص برای تحویل وجود دارد؟ اگر زمان‌بندی همچنان نامشخص است، لطفاً زمان ارائه گزارش وضعیت بعدی را اعلام کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- اگر موعد قطعی تحویل توافق شده، به همان تاریخ و مکاتبه مربوط ارجاع دهید؛ اگر فقط برآورد دریافت کرده‌اید، آن را «تاریخ تخمینی» بنامید.
- وضعیت فعلی را مطابق آخرین اطلاعات رهگیری بنویسید و علت تأخیر را پیش از دریافت توضیح، قطعی فرض نکنید.
- علاوه بر تاریخ جدید، اقدام موردنیاز از خریدار و زمان گزارش بعدی را بپرسید تا پیگیری قابل انجام باشد
نمونه نامه بازرگانی انگلیسی برای اعلام مغایرت و شکایت
اعلام کسری، آسیب‌دیدگی یا مغایرت کالا با سفارش
برای اعلام کسری کالا، تعداد ثبت‌شده در سفارش را با تعداد واقعی دریافتی مقایسه کنید و مدارک بررسی را مشخص بنویسید. در ادامه سفارش PO-NP-026-031، فرض می‌کنیم محموله در ۱۰ دسامبر ۲۰۲۶ به انبار رسیده، اما هنگام شمارش، به‌جای ۳۰ دستگاه فقط ۲۸ دستگاه دریافت شده است.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Quantity Shortage Report – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
We received the shipment for order PO-NP-026-031 at our Muscat warehouse on 10 December 2026.
Both the order confirmation and packing list specify 30 TS-300 heat sealers. However, our receiving team counted only 28 units across the six cartons delivered, leaving a shortage of two units.
Attached are our receiving report, photographs of the carton labels and unpacked contents, and a copy of the packing list.
Please check your packing and dispatch records and confirm whether the remaining two units were shipped separately. If not, please investigate the discrepancy and advise how it can be resolved.
Please acknowledge receipt of this report and provide an initial update by 14 December 2026. We can provide further photographs or arrange a video inspection if needed.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: گزارش کسری کالا — سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
محموله سفارش PO-NP-026-031 را در تاریخ ۱۰ دسامبر ۲۰۲۶ در انبار مسقط دریافت کردیم.
در تأییدیه سفارش و فهرست بسته‌بندی، تعداد ۳۰ دستگاه دوخت حرارتی TS-300 درج شده است. بااین‌حال، تیم دریافت کالا در مجموع شش کارتن تحویل‌شده، فقط ۲۸ دستگاه شمارش کرده است؛ بنابراین دو دستگاه کسری وجود دارد.
گزارش دریافت انبار، تصاویر برچسب کارتن‌ها و محتویات پس از بازکردن بسته‌ها و نسخه فهرست بسته‌بندی پیوست شده‌اند.
لطفاً سوابق بسته‌بندی و ارسال خود را بررسی کنید و بفرمایید آیا دو دستگاه باقی‌مانده جداگانه ارسال شده‌اند؟ در غیر این صورت، لطفاً مغایرت را بررسی و راهکار رفع آن را اعلام کنید.
لطفاً دریافت این گزارش را تأیید و نتیجه اولیه بررسی را تا ۱۴ دسامبر ۲۰۲۶ ارائه کنید. در صورت نیاز، می‌توانیم تصاویر بیشتری بفرستیم یا برای بررسی ویدئویی هماهنگ کنیم.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- تعداد کارتن‌ها و تعداد دستگاه‌ها را جداگانه ثبت کنید؛ دریافت تمام بسته‌ها لزوماً به معنای کامل‌بودن تعداد کالا نیست.
- مدارک نام‌برده را واقعاً پیوست کنید و شماره سفارش و تاریخ دریافت را با گزارش انبار تطبیق دهید.
- برای آسیب‌دیدگی، تعداد اقلام آسیب‌دیده، شماره سریال، نوع آسیب و وضعیت بسته‌بندی را جایگزین اطلاعات کسری کنید. برای مغایرت مشخصات، مدل یا ویژگی سفارش‌داده‌شده و مشخصات واقعی کالای دریافتی را کنار هم بنویسید.
درخواست تعویض کالا یا بازپرداخت وجه
پس از مستندسازی مشکل، می‌توانید راه‌حل موردنظر خود را برای بررسی به فروشنده پیشنهاد دهید. دو نمونه زیر مستقل و جایگزین یکدیگرند و فرض می‌کنند از ۳۰ دستگاه دریافتی، دو دستگاه معیوب‌اند؛ پذیرش تعویض یا بازپرداخت به نتیجه بررسی و شرایط توافق‌شده بستگی دارد.
۱. نمونه ایمیل انگلیسی؛ درخواست تعویض کالای معیوب
Subject: Replacement Request – Two Defective Units – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
During our initial inspection of order PO-NP-026-031, two TS-300 heat sealers, serial numbers DEMO-TS300-029 and DEMO-TS300-030, failed to heat up during testing in accordance with the operating manual.
Our inspection report and a short video showing the issue are attached.
Subject to your assessment and our agreed terms, we would like to request replacement of these two units. Please confirm whether replacement can be approved and provide the proposed procedure, expected timeline, and arrangements for any return shipment and related costs.
We will keep the affected units available for inspection and await your written instructions before returning them. Please provide an initial response by 14 December 2026.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست تعویض دو دستگاه معیوب — سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
در بررسی اولیه سفارش PO-NP-026-031، دو دستگاه دوخت حرارتی TS-300 با شماره سریال‌های DEMO-TS300-029 و DEMO-TS300-030، هنگام آزمایش مطابق راهنمای کاربری گرم نشدند.
گزارش بررسی و ویدئوی کوتاهی که مشکل را نشان می‌دهد، پیوست شده‌اند.
با توجه به نتیجه بررسی شما و شرایط توافق‌شده، درخواست تعویض این دو دستگاه را داریم. لطفاً امکان تأیید تعویض، فرایند پیشنهادی، زمان‌بندی موردانتظار و ترتیبات بازگشت احتمالی کالا و هزینه‌های مرتبط را اعلام کنید.
دستگاه‌های موردنظر را برای بررسی نگه می‌داریم و پیش از بازگرداندن آن‌ها، منتظر دستورالعمل کتبی شما خواهیم ماند. لطفاً پاسخ اولیه را تا ۱۴ دسامبر ۲۰۲۶ ارائه کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
۲. نمونه ایمیل انگلیسی؛ درخواست بازپرداخت وجه
Subject: Refund Request for Two Defective Units – PO-NP-026-031
Dear Mr Reed,
Following our inspection of order PO-NP-026-031, we reported that two TS-300 heat sealers, serial numbers DEMO-TS300-029 and DEMO-TS300-030, failed to heat up. The inspection report and supporting video are attached for review.
Our project schedule does not allow sufficient time for replacement. We would therefore like you to consider a refund for the two affected units, subject to your assessment and our agreed terms.
At the agreed unit price of USD 170, the requested refund for the goods is USD 340. Please confirm whether this can be approved and advise the proposed processing timeline, any return requirements, and the handling of related costs.
Please provide an initial response by 14 December 2026.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: درخواست بازپرداخت مبلغ دو دستگاه معیوب — سفارش PO-NP-026-031
آقای رید گرامی،
پس از بررسی سفارش PO-NP-026-031، گزارش کردیم که دو دستگاه دوخت حرارتی TS-300 با شماره سریال‌های DEMO-TS300-029 و DEMO-TS300-030 گرم نمی‌شوند. گزارش بررسی و ویدئوی مربوط برای ارزیابی پیوست شده‌اند.
برنامه زمانی پروژه ما فرصت کافی برای تعویض کالا نمی‌دهد. بنابراین درخواست داریم امکان بازپرداخت مبلغ دو دستگاه موردنظر را با توجه به نتیجه بررسی و شرایط توافق‌شده بررسی کنید.
با قیمت واحد توافق‌شده ۱۷۰ دلار، مبلغ درخواستی بابت خود کالاها ۳۴۰ دلار آمریکا است. لطفاً امکان تأیید درخواست، زمان‌بندی پیشنهادی انجام بازپرداخت، الزامات احتمالی بازگشت کالا و نحوه رسیدگی به هزینه‌های مرتبط را اعلام کنید.
لطفاً پاسخ اولیه را تا ۱۴ دسامبر ۲۰۲۶ ارائه کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- شماره سریال و شرح ایراد را برای هر دستگاه ثبت کنید؛ عبارت کلی «کالا خراب است» برای بررسی فنی کافی نیست.
- مبلغ بازپرداخت درخواستی را بر اساس قیمت نهایی اقلام مسئله‌دار محاسبه کنید. در این نمونه، ۲ × ۱۷۰ برابر با ۳۴۰ دلار است و هزینه‌های جانبی جداگانه بررسی می‌شوند.
- پیش از بازگرداندن کالا، درباره نشانی بازگشت، بسته‌بندی، زمان‌بندی و هزینه حمل، دستورالعمل کتبی بگیرید.
پاسخ به شکایت و پیشنهاد راه‌حل
پاسخ اولیه فروشنده باید دریافت شکایت را تأیید کند و مسیر بررسی را برای خریدار روشن سازد. نمونه زیر در پاسخ به درخواست تعویض دو دستگاه معیوب است و بدون قطعی‌دانستن علت مشکل، مدارک تکمیلی و زمان مشخص پاسخ بعدی را اعلام می‌کند.
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Complaint Received – PO-NP-026-031 – Case CS-026-047
Dear Ms Ahmadi,
Thank you for reporting the issue with the two TS-300 heat sealers under order PO-NP-026-031. We acknowledge receipt of your inspection report and video and have opened case CS-026-047.
We are sorry to hear that the units did not operate as expected and understand the disruption this may cause to your project.
To complete our initial assessment, please send clear photographs of the serial number labels and confirm the supply voltage used during testing, along with any indicator lights observed. There is no need to resend the documents already provided.
Our technical team will review the available material and provide an initial assessment by 14 December 2026. If further information is needed, we will identify it in that update.
If the review confirms a defect covered by our agreed terms, we propose arranging replacement of the affected units. We would then confirm availability, timing, return instructions, and the allocation of related costs with you in writing before proceeding.
Best regards,
Daniel Reed
Sales Coordinator
Elvora Equipment
ترجمه فارسی
موضوع: تأیید دریافت شکایت — سفارش PO-NP-026-031 — پرونده CS-026-047
خانم احمدی گرامی،
از اینکه مشکل دو دستگاه دوخت حرارتی TS-300 مربوط به سفارش PO-NP-026-031 را اطلاع دادید، سپاسگزاریم. دریافت گزارش بررسی و ویدئوی شما را تأیید می‌کنیم و پرونده CS-026-047 برای پیگیری ثبت شده است.
متأسفیم که دستگاه‌ها مطابق انتظار کار نکرده‌اند و درک می‌کنیم که این موضوع می‌تواند در اجرای پروژه شما اختلال ایجاد کند.
برای تکمیل ارزیابی اولیه، لطفاً تصاویر واضح برچسب شماره سریال‌ها را ارسال و ولتاژ برق استفاده‌شده هنگام آزمایش و وضعیت چراغ‌های نشانگر را اعلام کنید. نیازی به ارسال مجدد مدارک قبلی نیست.
تیم فنی ما مدارک موجود را بررسی می‌کند و ارزیابی اولیه را تا ۱۴ دسامبر ۲۰۲۶ ارائه خواهد داد. اگر اطلاعات بیشتری لازم باشد، در همان پاسخ مشخص خواهیم کرد.
اگر بررسی، وجود ایرادی مشمول شرایط توافق‌شده را تأیید کند، پیشنهاد ما هماهنگی برای تعویض دستگاه‌های موردنظر است. در آن صورت، پیش از اقدام، موجودی، زمان‌بندی، دستورالعمل بازگشت و نحوه تقسیم هزینه‌های مرتبط را به‌صورت کتبی با شما هماهنگ خواهیم کرد.
با احترام،
دنیل رید
هماهنگ‌کننده فروش
الوورا اکویپمنت
نکات شخصی‌سازی
- فقط مدارک تکمیلی موردنیاز را بخواهید و دریافت مستندات قبلی را صریح تأیید کنید.
- تاریخ پاسخ بعدی را با ظرفیت واقعی تیم بررسی هماهنگ کنید؛ زمان ارائه ارزیابی اولیه با زمان نهایی حل مشکل یکسان نیست.
- راه‌حل پیشنهادی را به نتیجه بررسی و شرایط همان سفارش مرتبط کنید و پیش از تأیید، مبلغ یا هزینه نامشخصی را نپذیرید.
نمونه ایمیل پیگیری مکاتبات بی‌پاسخ
پیگیری عمومی برای مشخص‌شدن وضعیت یک پیام، پیشنهاد همکاری یا استعلام اولیه است؛ برخلاف پیگیری پرداخت یا محموله، موضوع آن بدهی یا تحویل کالا نیست. دو نمونه زیر به یک پیشنهاد همکاری بی‌پاسخ مربوط‌اند: پیام اول هدف مکاتبه را یادآوری می‌کند و پیام دوم، درخواست مشخصی برای تعیین وضعیت دارد.
۱. اولین پیگیری؛ یادآوری محترمانه پیام قبلی
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Re: Potential Supply Partnership – Industrial Packaging Equipment
Dear Sales Team,
I am following up on my email of 19 October 2026 regarding a potential supply partnership between Navira Packaging and Elvora Equipment.
We are interested in your tabletop heat sealers and would appreciate confirmation of whether you work with independent distributors. Could you also send a brief company profile or direct us to the person responsible for distribution enquiries?
If you need any information about our business before responding, please let me know.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: پاسخ به: بررسی همکاری در تأمین تجهیزات بسته‌بندی صنعتی
تیم فروش محترم،
برای پیگیری ایمیل مورخ ۱۹ اکتبر ۲۰۲۶ درباره امکان همکاری در تأمین تجهیزات میان نویرا پکیجینگ و الوورا اکویپمنت با شما تماس می‌گیرم.
به دستگاه‌های دوخت حرارتی رومیزی شما علاقه‌مندیم و مایلیم بدانیم آیا با توزیع‌کنندگان مستقل همکاری می‌کنید. همچنین لطفاً معرفی‌نامه کوتاهی از شرکت خود ارسال کنید یا ما را به مسئول بررسی درخواست‌های همکاری در زمینه توزیع معرفی کنید.
اگر پیش از پاسخ‌گویی به اطلاعاتی درباره کسب‌وکار ما نیاز دارید، لطفاً اطلاع دهید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
۲. دومین پیگیری؛ درخواست تعیین وضعیت
نمونه ایمیل انگلیسی
Subject: Re: Potential Supply Partnership – Industrial Packaging Equipment
Dear Sales Team,
I am following up again on my partnership enquiry of 19 October 2026 and my follow-up of 27 October.
Could you please confirm whether you are interested in exploring a distribution partnership with Navira Packaging? We are completing our initial supplier review on 10 November, so a brief response by 9 November would help us plan the next steps.
If you need more time, please suggest a suitable response date. If this opportunity is not currently relevant, a short confirmation would also be appreciated.
Best regards,
Sara Ahmadi
Purchasing Coordinator
Navira Packaging
ترجمه فارسی
موضوع: پاسخ به: بررسی همکاری در تأمین تجهیزات بسته‌بندی صنعتی
تیم فروش محترم،
بار دیگر پیشنهاد همکاری مورخ ۱۹ اکتبر ۲۰۲۶ و پیام پیگیری ۲۷ اکتبر را پیگیری می‌کنم.
لطفاً اعلام کنید آیا به بررسی همکاری با نویرا پکیجینگ در زمینه توزیع علاقه‌مند هستید؟ بررسی اولیه تأمین‌کنندگان ما در ۱۰ نوامبر تکمیل می‌شود؛ بنابراین دریافت پاسخی کوتاه تا ۹ نوامبر به برنامه‌ریزی مراحل بعد کمک می‌کند.
اگر به زمان بیشتری نیاز دارید، لطفاً تاریخ مناسبی برای پاسخ پیشنهاد دهید. اگر این فرصت در حال حاضر با برنامه‌های شما تناسب ندارد، ممنون می‌شویم همین موضوع را کوتاه اعلام کنید.
با احترام،
سارا احمدی
هماهنگ‌کننده خرید
نویرا پکیجینگ
نکات شخصی‌سازی
- وقتی موضوع و مخاطبان تغییر نکرده‌اند، پاسخ در همان زنجیره ایمیل معمولاً مناسب‌تر است؛ گیرنده می‌تواند پیام قبلی و جزئیات درخواست را ببیند.
- فوریت واقعی را با دلیل و تاریخ مشخص بیان کنید؛ مثلاً پایان بررسی تأمین‌کنندگان یا زمان تصمیم‌گیری پروژه. برای گرفتن پاسخ، مهلت ساختگی نسازید.
- فاصله پیگیری به فوریت موضوع، سابقه رابطه کاری، زمان پاسخ وعده‌داده‌شده و روزهای کاری مخاطب بستگی دارد. تاریخ‌های این نمونه صرفاً بخشی از سناریو هستند و قانون همگانی محسوب نمی‌شوند.
- در پیگیری دوم، پاسخ‌دادن را آسان کنید: اعلام علاقه‌مندی، پیشنهاد زمان بیشتر یا تأیید نبود تناسب، هرکدام می‌تواند وضعیت مکاتبه را روشن کند.
سؤالات متداول
چه زمانی از نامه رسمی به‌جای ایمیل بازرگانی استفاده کنیم؟
وقتی سازمان مخاطب سندی روی سربرگ، دارای امضا یا مطابق قالب مشخص درخواست می‌کند، نامه رسمی انتخاب مناسب‌تری است. رویه مورد توافق طرفین و نیاز به ثبت سند در فرایندهای اداری نیز اهمیت دارد. پیش از ارسال، بپرسید آیا فایل امضاشده کافی است یا نسخه کاغذی لازم دارند. انتخاب قالب به هدف مکاتبه و الزامات همان فرایند بستگی دارد؛ نمی‌توان صرفاً بر اساس ایمیل یا نامه‌بودن، درباره اعتبار آن حکم کلی داد.
چگونه دریافت ایمیل را بدون پذیرش شرایط تجاری تأیید کنیم؟
دریافت پیام را صریح تأیید کنید و بررسی شرایط را مرحله‌ای جداگانه بدانید. تأیید دریافت نباید با عباراتی همراه شود که پذیرش قیمت، سفارش یا تعهد را القا کند. برای مثال بنویسید:
“We acknowledge receipt of your quotation; its terms remain under review.”
«دریافت پیشنهاد قیمت شما را تأیید می‌کنیم؛ شرایط آن همچنان در حال بررسی است.»
اگر امکان دارد، زمان پاسخ بعدی را نیز مشخص کنید تا طرف مقابل بداند چه زمانی منتظر نتیجه بررسی باشد.
آیا توافق تلفنی درباره سفارش باید در مکاتبات کتبی تأیید شود؟
برای کاهش اختلاف برداشت، بهتر است جزئیات گفت‌وگوی تلفنی را در یک پیام کتبی ثبت و از طرف مقابل درخواست تأیید کنید. شماره سفارش، مدل کالا، تعداد، قیمت، ارز و هر تغییری در زمان‌بندی یا شرایط پرداخت را دقیق بنویسید. موارد قطعی را از موضوعات باز جدا کنید و بخواهید هر مغایرتی اعلام شود. این کار مرجع مشترکی برای ادامه همکاری می‌سازد؛ بااین‌حال، سکوت مخاطب را به‌جای تأیید صریح او در نظر نگیرید.
جمع‌بندی: مکاتبه دقیق با درخواست روشن
نمونه مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی نقطه شروع نوشتن پیام‌هایی هستند که باید با موقعیت واقعی و مرحله ارتباط تجاری شما هماهنگ شوند. کارآمدی متن به رسمی‌بودن واژه‌ها محدود نیست؛ هدف روشن، اطلاعات دقیق و درخواست مشخص به مخاطب کمک می‌کند موضوع را بفهمد و پاسخ مرتبط بدهد. هر پیام باید آخرین توافق طرفین را منعکس کند و موارد در حال بررسی را قطعی نشان ندهد.
پیش از ارسال، متن را یک بار از نگاه گیرنده بخوانید: آیا مشخص است چرا این پیام را دریافت کرده و چه پاسخی یا اقدامی از او انتظار دارید؟ اگر پاسخ روشن نیست، درخواست اصلی را دقیق‌تر بنویسید.