نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای و مؤثر به استادان دانشگاه‌های خارجی یکی از مهم‌ترین مراحل مسیر اپلای تحصیلی است. در واقع، اولین ارتباط رسمی شما با یک استاد می‌تواند تأثیر مستقیم بر شانس پذیرش، دریافت فاند و حتی گرفتن توصیه‌نامه داشته باشد. بسیاری از دانشجویان ایرانی به دلیل ناآشنایی با اصول نگارش ایمیل‌های آکادمیک، یا از قالب‌های نامناسب استفاده می‌کنند یا به‌صورت ناقص اطلاعات خود را ارائه می‌دهند. نتیجه چنین اشتباهاتی معمولاً نادیده گرفته شدن ایمیل توسط استاد یا دریافت پاسخ منفی است.
در این مقاله، علاوه بر معرفی نمونه ایمیل انگلیسی به استاد در موقعیت‌های مختلف (پذیرش کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری، درخواست فاند و توصیه‌نامه)، به مهم‌ترین نکات و اصولی می‌پردازیم که رعایت آن‌ها می‌تواند شانس موفقیت شما را چند برابر کند. همچنین یاد می‌گیرید چگونه ایمیلی بنویسید که هم حرفه‌ای به نظر برسد و هم اطلاعات لازم را به شکلی شفاف و کوتاه منتقل کند.
از آنجایی که ایمیل‌نگاری آکادمیک به شدت با مهارت‌های نوشتاری و ارتباطی مرتبط است، بسیاری از دانشجویان نیاز دارند پیش از ارسال ایمیل، تسلط خود را در این زمینه تقویت کنند. برای همین، در بخش‌هایی از مقاله به اهمیت تقویت مهارت نوشتن در قالب زبان انگلیسی تجاری اشاره خواهیم کرد. چنین دوره‌هایی کمک می‌کند تا ایمیل‌های شما ساختار درست‌تری داشته باشند و استانداردهای بین‌المللی را رعایت کنند.
در ادامه، گام به گام با شما همراه می‌شویم تا ابتدا اصول کلی نوشتن ایمیل به استاد را مرور کنیم و سپس برای هر مقطع تحصیلی و موقعیت خاص، یک نمونه ایمیل انگلیسی به استاد ارائه دهیم. این راهنما هم برای افرادی که تازه قصد اپلای دارند و هم برای کسانی که قبلاً تجربه ارسال ایمیل داشته‌اند، مفید خواهد بود.
چگونه یک ایمیل انگلیسی مؤثر به استاد خارجی برای پذیرش بنویسیم؟
نوشتن ایمیل به استاد خارجی تنها یک کار ساده اداری نیست؛ بلکه بخش مهمی از فرآیند اپلای محسوب می‌شود. بسیاری از استادان روزانه ده‌ها ایمیل از دانشجویان مختلف دریافت می‌کنند و تنها ایمیل‌هایی را باز می‌کنند که ساختار حرفه‌ای و محتوای دقیق داشته باشند. بنابراین اولین گام، رعایت اصول اولیه در قالب‌بندی و محتوای ایمیل است.
- موضوع ایمیل (Subject Line): در یک جمله کوتاه و شفاف هدف خود را بیان کنید. به‌عنوان مثال: Application for PhD position in Computer Science – Fall 2026. یک موضوع مبهم یا طولانی احتمال نادیده گرفته شدن ایمیل را بالا می‌برد.
- شروع رسمی (Greeting): همیشه با یک عبارت رسمی مانند Dear Professor [Last Name] ایمیل را آغاز کنید. استفاده از عباراتی مثل Hi یا Hello Dear در محیط‌های آکادمیک غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود.
- معرفی کوتاه: در یک یا دو جمله خودتان را معرفی کنید: نام، دانشگاه فعلی، رشته تحصیلی و علاقه‌مندی پژوهشی. به هیچ عنوان از توضیحات طولانی و غیرضروری در ابتدای ایمیل استفاده نکنید.
- بیان هدف ایمیل: بخش اصلی متن باید روشن کند چرا به استاد ایمیل می‌زنید. مثلاً برای درخواست پذیرش در یک پروژه، دریافت اطلاعات درباره موقعیت‌های تحقیقاتی یا پرسش درباره شرایط فاند. این بخش باید دقیق، کوتاه و فاقد جملات کلیشه‌ای باشد.
- رزومه و دستاوردها: به‌جای ضمیمه کردن چندین فایل سنگین، بهتر است به‌صورت خلاصه مهم‌ترین دستاوردهای علمی یا پژوهشی خود را ذکر کنید و سپس بنویسید که CV کامل را پیوست کرده‌اید.
- پایان‌بندی محترمانه: ایمیل را با عباراتی مانند I look forward to your response یا Thank you for your time and consideration تمام کنید. در پایان نیز حتماً امضای رسمی (نام کامل، مقطع، دانشگاه، ایمیل و شماره تماس) درج کنید.
- طول ایمیل: یک ایمیل مؤثر معمولاً بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ کلمه است. طولانی‌نویسی باعث می‌شود استاد علاقه‌ای به خواندن نداشته باشد.
با رعایت این اصول، حتی قبل از ارائه نمونه ایمیل انگلیسی به استاد، شما پایه‌های یک ارتباط مؤثر و حرفه‌ای را شکل می‌دهید. همین توجه به جزئیات کوچک، تفاوتی بزرگ در نتیجه نهایی ایجاد می‌کند.
مهم‌ترین نکات در نوشتن ایمیل به استاد برای اپلای
نوشتن یک ایمیل رسمی برای اپلای، تنها به رعایت ساختار ظاهری محدود نمی‌شود؛ بلکه توجه به جزئیات و اصول حرفه‌ای، نقشی تعیین‌کننده دارد. استادان معمولاً وقت محدودی دارند و به همین دلیل تنها ایمیل‌هایی را پاسخ می‌دهند که هم دقیق و هم هدفمند نوشته شده باشند. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین نکات اشاره می‌کنیم:
- پرهیز از ارسال ایمیل عمومی و تکراری
بسیاری از دانشجویان یک متن ثابت را برای چندین استاد می‌فرستند. استادان به‌راحتی متوجه چنین الگوهای تکراری می‌شوند. بهتر است برای هر استاد، ایمیل مخصوصی طراحی کنید که به زمینه تحقیقاتی او مرتبط باشد. - تحقیق درباره استاد پیش از ایمیل زدن
قبل از ارسال پیام، مقالات و پروژه‌های اخیر استاد را بررسی کنید. در متن ایمیل به یک یا دو مقاله او اشاره کنید و توضیح دهید چرا به آن حوزه علاقه دارید. این کار نشان می‌دهد شما واقعا با دقت انتخاب کرده‌اید. - بیان واضح هدف اپلای
شفاف بگویید قصد دارید برای چه مقطع یا چه پروژه‌ای اقدام کنید. به‌عنوان مثال، اگر به دنبال موقعیت دکتری هستید، حتماً عبارت PhD position را ذکر کنید. - پرهیز از جملات غیرضروری و تعارفات طولانی
به جای نوشتن چندین خط تقدیر و تشکر، بهتر است روی معرفی علمی و هدف اصلی تمرکز کنید. احترام باید در لحن رعایت شود، نه در طولانی‌نویسی. - برجسته کردن شایستگی‌ها به‌طور خلاصه
رزومه کامل خود را پیوست کنید، اما در متن ایمیل فقط به مهم‌ترین مهارت‌ها یا مقالات مرتبط اشاره کنید. این خلاصه‌سازی حرفه‌ای نشان می‌دهد که به زمان استاد احترام می‌گذارید. - استفاده از زبان ساده و دقیق
در ایمیل‌های آکادمیک از جملات پیچیده و طولانی خودداری کنید. استفاده از زبان ساده، اما دقیق و بدون خطای نگارشی، اعتبار شما را افزایش می‌دهد. - پیروی از اصول ادب بین‌المللی
هرگز ایمیل را بدون سلام و خداحافظی رسمی نفرستید. پایان‌بندی باید محترمانه و همراه با امضا باشد.
با رعایت این نکات، شانس شما برای دریافت پاسخ مثبت بسیار بیشتر خواهد شد. در واقع، استاد زمانی به ایمیل شما توجه می‌کند که احساس کند طرف مقابل هم جدی، هم آماده و هم آشنا با قواعد مکاتبات علمی است. در همین راستا، بررسی یک نمونه ایمیل انگلیسی به استاد در شرایط واقعی می‌تواند بهترین الگو برای شما باشد.
نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای پذیرش در مقطع کارشناسی
اگر قصد دارید برای مقطع کارشناسی در یک دانشگاه خارجی اقدام کنید، ارتباط با استادان ممکن است در دو حالت اتفاق بیفتد:
- زمانی که استاد مستقیماً در فرایند پذیرش نقش دارد (مثلاً در دانشگاه‌هایی که پذیرش با هماهنگی دپارتمان و استاد انجام می‌شود).
- وقتی که شما علاقه دارید قبل از ثبت درخواست، از استاد درباره زمینه‌های تحقیقاتی یا شرایط پذیرش اطلاعات بگیرید.
در این مقطع، چون هنوز سابقه پژوهشی زیادی ندارید، بهتر است روی انگیزه، معدل، توانایی زبان و علایق تحصیلی خود تمرکز کنید. همچنین باید نشان دهید که فردی هدفمند هستید و برای انتخاب رشته و دانشگاه تحقیق کرده‌اید.
نمونه متن ایمیل:
Subject: Application Inquiry for Undergraduate Program in Economics
Dear Professor [Last Name],
My name is [Your Name], and I am a final-year high school student from [Your Country]. I am very interested in pursuing a Bachelor’s degree in Economics at [University Name].I have maintained a strong academic record, especially in mathematics and social sciences, and I am highly motivated to develop my knowledge in international economics. I came across your recent research on [specific topic] and found it very inspiring. I would like to know if undergraduate students have the opportunity to work with you on related projects.
Please find my CV attached for your reference. I would be grateful if you could provide me with some guidance on the application process and available opportunities in your department.
Thank you very much for your time and consideration. I look forward to your response.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Email Address]موضوع: درخواست اطلاعات برای پذیرش در مقطع کارشناسی اقتصاد
استاد محترم [نام خانوادگی]
اینجانب [نام شما] هستم و در حال حاضر دانش‌آموز سال آخر دبیرستان در [کشور شما] می‌باشم. علاقه‌مندم تحصیلات کارشناسی خود را در رشته اقتصاد در [نام دانشگاه] ادامه دهم.من همواره سابقه تحصیلی خوبی داشته‌ام، به‌ویژه در دروس ریاضی و علوم اجتماعی، و انگیزه بالایی برای توسعه دانش خود در حوزه اقتصاد بین‌الملل دارم. اخیراً با پژوهش شما در زمینه [موضوع مشخص] آشنا شدم و آن را بسیار الهام‌بخش یافتم. مایلم بدانم آیا دانشجویان کارشناسی فرصت همکاری در پروژه‌های مرتبط با شما را خواهند داشت یا خیر.
رزومه‌ام را جهت بررسی به پیوست ارسال کرده‌ام. بسیار ممنون می‌شوم اگر بتوانید راهنمایی‌هایی درخصوص فرآیند پذیرش و فرصت‌های موجود در دانشکده ارائه فرمایید.
از وقت و توجه شما صمیمانه سپاسگزارم و مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام کامل شما]
[ایمیل شما]
این نمونه ساده، محترمانه و کوتاه طراحی شده است. نکته مهم در مقطع کارشناسی این است که نیازی به ارائه جزئیات سنگین پژوهشی ندارید؛ بلکه باید علاقه و پشتکار خود را نشان دهید. استاد وقتی ببیند شما از همان ابتدا مسیر علمی خود را جدی دنبال می‌کنید، احتمال بیشتری دارد راهنمایی‌تان کند.
نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد
در مقطع کارشناسی ارشد، استادان انتظار دارند دانشجو علاوه بر داشتن معدل و سوابق تحصیلی خوب، زمینه پژوهشی مشخصی هم داشته باشد. بنابراین در ایمیل خود باید به مهارت‌های علمی، پایان‌نامه کارشناسی، مقالات و علایق پژوهشی اشاره کنید. همچنین بهتر است نشان دهید که تحقیقات استاد را مطالعه کرده‌اید و قصد دارید در همان حوزه فعالیت کنید. برای تقویت مهارت نگارش ایمیل‌های رسمی، شرکت در دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل می‌تواند راهکاری مؤثر باشد.
نکات مهم برای نوشتن ایمیل در مقطع کارشناسی ارشد
- حتماً به موضوع پایان‌نامه کارشناسی خود اشاره کنید.
- اگر مقاله یا کنفرانس داشته‌اید، در یک جمله کوتاه بیان کنید.
- ارتباط بین علاقه‌مندی پژوهشی خود و پروژه‌های استاد را توضیح دهید.
- از جملات رسمی و دقیق استفاده کنید، چون در این مقطع جدیت شما بیشتر بررسی می‌شود.
نمونه متن ایمیل:
Subject: Application for Master’s Program in Mechanical Engineering – Fall 2026
Dear Professor [Last Name],
My name is [Your Name], and I recently completed my Bachelor’s degree in Mechanical Engineering at [Your University]. During my undergraduate studies, I worked on a thesis project titled Optimization of Thermal Systems, which enhanced my interest in energy efficiency and fluid dynamics.I have read your recent publication on Advanced Heat Transfer Mechanisms, and I believe my academic background and research interests align closely with your work. I would be very eager to join your research group as a Master’s student and contribute to ongoing projects.
I have attached my CV and transcript for your review. I would greatly appreciate it if you could provide information on available positions for Master’s students in your department.
Thank you for your valuable time, and I look forward to your response.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]موضوع: درخواست پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد مهندسی مکانیک – پاییز ۲۰۲۶
استاد محترم [نام خانوادگی]
اینجانب [نام شما] هستم و اخیراً دوره کارشناسی خود را در رشته مهندسی مکانیک در [نام دانشگاه شما] به پایان رسانده‌ام. در طول دوران کارشناسی، بر روی پایان‌نامه‌ای با عنوان بهینه‌سازی سیستم‌های حرارتی کار کردم که علاقه‌مندی مرا نسبت به حوزه‌های بهره‌وری انرژی و دینامیک سیالات تقویت نمود.انتشار اخیر شما در زمینه مکانیسم‌های پیشرفته انتقال حرارت را مطالعه کرده‌ام و بر این باورم که پیشینه علمی و علایق پژوهشی من به‌خوبی با کارهای شما همسو است. بسیار علاقه‌مندم به‌عنوان دانشجوی کارشناسی ارشد به گروه پژوهشی شما بپیوندم و در پروژه‌های جاری مشارکت داشته باشم.
رزومه و ریزنمرات تحصیلی‌ام را برای بررسی به پیوست ارسال کرده‌ام. بسیار سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید اطلاعاتی در خصوص موقعیت‌های موجود برای دانشجویان کارشناسی ارشد در دپارتمان خود ارائه فرمایید.
از وقت ارزشمند شما صمیمانه سپاسگزارم و مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام کامل شما]
[اطلاعات تماس شما]
این مدل ایمیل برای مقطع کارشناسی ارشد نشان می‌دهد که دانشجو علاوه بر علاقه، تجربه پژوهشی مرتبط هم دارد. چنین ایمیلی شانس زیادی برای دریافت پاسخ از استاد ایجاد می‌کند.
نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای پذیرش مقطع دکتری
در مقطع دکتری، ارتباط مستقیم با استاد اهمیت بسیار زیادی دارد. چون معمولاً پذیرش دانشجوی دکتری وابسته به وجود سوپروایزر (استاد راهنما) است و استاد باید مطمئن شود که شما توانایی علمی و پژوهشی لازم برای همکاری در پروژه‌های تحقیقاتی او را دارید. بنابراین در ایمیل دکتری باید حرفه‌ای‌تر از قبل عمل کنید و رزومه علمی خود را برجسته سازید.
نکات کلیدی در ایمیل دکتری
- به حوزه پژوهشی دقیق خود اشاره کنید (نه صرفاً یک رشته کلی).
- سابقه پژوهشی شامل پایان‌نامه کارشناسی ارشد، مقالات چاپ‌شده یا در حال داوری، کنفرانس‌ها و پروژه‌های تحقیقاتی را مطرح کنید.
- اگر توانایی کار با نرم‌افزارها، روش‌های آزمایشگاهی یا ابزارهای خاص دارید، حتماً به آن‌ها اشاره کنید.
- ارتباط بین تحقیقات استاد و تجربه‌های خود را روشن بیان کنید.
نمونه متن ایمیل:
Subject: PhD Application – Research in Artificial Intelligence and Natural Language Processing
Dear Professor [Last Name],
I am [Your Name], currently completing my Master’s degree in Computer Science at [Your University]. My thesis, titled Deep Learning Approaches for Sentiment Analysis in Social Media, has given me strong experience in machine learning, natural language processing, and large-scale data analysis.I have published two papers in international journals and presented at [Conference Name]. While reviewing your recent work on Neural Architectures for Low-Resource Languages, I found a strong alignment between your research and my academic background. I am particularly interested in contributing to your ongoing project on multilingual NLP systems.
I would be honored to join your research group as a PhD candidate. Please find attached my CV, academic transcripts, and a short research proposal outlining my potential contributions. I would be grateful if you could inform me about available PhD positions and potential funding opportunities in your lab.
Thank you for your consideration, and I look forward to your reply.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Email Address]
[Your LinkedIn/Google Scholar Profile – if applicable]موضوع: درخواست پذیرش دکتری – پژوهش در هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی
استاد محترم [نام خانوادگی]
اینجانب [نام شما] هستم و در حال حاضر مشغول تکمیل دوره کارشناسی ارشد علوم کامپیوتر در [نام دانشگاه شما] می‌باشم. پایان‌نامه من با عنوان رویکردهای یادگیری عمیق برای تحلیل احساسات در شبکه‌های اجتماعی تجربه ارزشمندی در حوزه یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی و تحلیل داده‌های کلان برایم به همراه داشته است.دو مقاله از پژوهش‌های خود را در مجلات بین‌المللی منتشر کرده‌ام و در کنفرانس [نام کنفرانس] نیز ارائه داشته‌ام. هنگام مرور تحقیقات اخیر شما در زمینه معماری‌های عصبی برای زبان‌های کم‌منبع، همسویی قابل توجهی میان پژوهش‌های شما و پیشینه علمی خود یافتم. به‌ویژه علاقه‌مندم در پروژه جاری شما درباره سیستم‌های چندزبانه پردازش زبان طبیعی مشارکت کنم.
مایه افتخار من خواهد بود که به‌عنوان دانشجوی دکتری به گروه تحقیقاتی شما بپیوندم. رزومه، ریزنمرات و یک پروپوزال پژوهشی کوتاه را جهت بررسی پیوست کرده‌ام. بسیار سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید مرا در جریان موقعیت‌های موجود برای دانشجویان دکتری و همچنین فرصت‌های احتمالی تأمین مالی در آزمایشگاه خود قرار دهید.
از توجه و بررسی شما صمیمانه سپاسگزارم و مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام کامل شما]
[آدرس ایمیل شما]
[لینکدین / پروفایل Google Scholar – در صورت وجود]
این ایمیل دقیق، علمی و حرفه‌ای نوشته شده است. در مقطع دکتری، استاد به دنبال دانشجویی است که بتواند از روز اول به پروژه‌های تحقیقاتی کمک کند، بنابراین باید نشان دهید که علاوه بر علاقه، تجربه کافی هم دارید.
نمونه ایمیل رسمی به استاد برای درخواست فاند (بورسیه)
دریافت فاند یا بورسیه یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های دانشجویان بین‌المللی است. در بسیاری از دانشگاه‌ها، استادان نقش کلیدی در تخصیص فاند دارند، به‌خصوص در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری. به همین دلیل، نوشتن یک نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای درخواست فاند باید کاملاً حرفه‌ای، دقیق و بر اساس شایستگی‌های علمی شما باشد. در این مسیر، آشنایی با طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی کمک می‌کند تا پیام شما تأثیرگذارتر بوده و توجه استاد را جلب کند.
نکات مهم در نوشتن ایمیل درخواست فاند
- حتماً دستاوردهای علمی و پژوهشی خود را پررنگ کنید.
- از ذکر نیاز مالی مستقیم و غیررسمی خودداری کنید؛ به جای آن بر ارزش علمی و توانمندی‌های خود تمرکز داشته باشید.
- اگر استاد پروژه‌ای دارد که نیاز به نیروی پژوهشی دارد، ارتباط بین توانایی‌های خود و نیاز پروژه را روشن بیان کنید.
- بهتر است همراه ایمیل، CV، ریزنمرات و در صورت امکان پروپوزال پژوهشی را پیوست کنید.
نمونه متن ایمیل:
Subject: Inquiry about Funded Opportunities for Graduate Research
Dear Professor [Last Name],
I am [Your Name], a Master’s graduate in Civil Engineering from [Your University], with a strong academic background and research experience in structural dynamics. My thesis, Seismic Performance of Reinforced Concrete Structures, has been recently published in [Journal Name].I have reviewed your recent research on Earthquake-Resistant Structural Systems, and I believe my expertise in modeling and simulation aligns well with your ongoing projects. I am particularly eager to contribute to your research group and continue my academic career under your supervision.
I would like to kindly ask if there are any funded research opportunities for graduate students in your department. I have attached my CV, transcripts, and a brief research proposal for your review.
Thank you very much for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Email Address]موضوع: پرس‌وجو درباره فرصت‌های پژوهشی دارای فاند برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی
استاد محترم [نام خانوادگی]
اینجانب [نام شما]، فارغ‌التحصیل کارشناسی ارشد مهندسی عمران از [نام دانشگاه شما] هستم و سابقه علمی و پژوهشی قابل توجهی در حوزه دینامیک سازه دارم. پایان‌نامه من با عنوان عملکرد لرزه‌ای سازه‌های بتن مسلح اخیراً در [نام ژورنال] منتشر شده است.پژوهش اخیر شما در زمینه سیستم‌های مقاوم در برابر زلزله را مطالعه کرده‌ام و بر این باورم که تخصص من در مدل‌سازی و شبیه‌سازی، هم‌راستا با پروژه‌های جاری شماست. علاقه‌مندم در گروه تحقیقاتی شما فعالیت کنم و مسیر علمی خود را تحت راهنمایی شما ادامه دهم.
مایلم محترمانه بپرسم آیا در دپارتمان شما فرصت‌های پژوهشی دارای فاند برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی وجود دارد؟ برای بررسی بیشتر، رزومه، ریزنمرات و یک پروپوزال کوتاه پژوهشی را پیوست کرده‌ام.
از وقت و توجه ارزشمند شما بسیار سپاسگزارم و مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام کامل شما]
[آدرس ایمیل شما]
درخواست فاند باید بسیار محترمانه مطرح شود. استاد باید این احساس را پیدا کند که شما ارزش علمی کافی برای سرمایه‌گذاری روی پژوهش‌ها را دارید. به همین دلیل، تأکید اصلی در متن باید روی توانایی‌ها، سوابق و ارتباط مستقیم با تحقیقات استاد باشد.
نمونه ایمیل پیگیری پس از ارسال درخواست
بعد از ارسال ایمیل اولیه به استاد، اگر پاسخی دریافت نکردید، طبیعی است که نگران شوید. اما توجه کنید که استادان معمولاً مشغله زیادی دارند و ممکن است دیرتر جواب بدهند. در چنین شرایطی، پیگیری محترمانه و کوتاه بهترین راه‌حل است. این ایمیل باید مختصر باشد، یادآوری کند که قبلاً ایمیل زده‌اید، و بدون هیچ‌گونه فشار یا لحنی غیرمودبانه نوشته شود.
نکات کلیدی برای ایمیل پیگیری
- بهتر است یک تا دو هفته بعد از ارسال ایمیل اول اقدام کنید.
- از لحن محترمانه و مثبت استفاده کنید.
- ایمیل را کوتاه و در حد ۴–۵ جمله نگه دارید.
- حتماً به تاریخ یا محتوای ایمیل قبلی اشاره کنید.
نمونه متن ایمیل:
Subject: Follow-up on Previous Email Regarding PhD Application
Dear Professor [Last Name],
I hope this email finds you well. I am writing to kindly follow up on the email I sent on [Date] regarding my interest in joining your research group as a PhD student.I completely understand your busy schedule, but I would be very grateful if you could let me know if there are any available opportunities for me to contribute to your research. Please let me know if you need any additional documents or information from my side.
Thank you very much for your time and consideration.
Best regards,
[Your Full Name]موضوع: پیگیری ایمیل قبلی درباره درخواست دکتری
استاد محترم [نام خانوادگی]
امیدوارم این ایمیل در بهترین شرایط به دستتان برسد. این پیام را برای پیگیری ایمیلی که در تاریخ [تاریخ ارسال] خدمتتان ارسال کرده بودم، در خصوص علاقه‌مندی‌ام به پیوستن به گروه پژوهشی شما به‌عنوان دانشجوی دکتری، ارسال می‌کنم.کاملاً درک می‌کنم که برنامه کاری شما بسیار پرمشغله است، اما بسیار سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید مرا در جریان قرار دهید که آیا فرصت‌های موجودی برای مشارکت در تحقیقات شما وجود دارد یا خیر. لطفاً اطلاع دهید اگر نیاز به مدارک یا اطلاعات تکمیلی از سوی من دارید.
از وقت و توجه ارزشمند شما صمیمانه سپاسگزارم.
با احترام،
[نام کامل شما]
این نوع ایمیل هم محترمانه است، هم نشان می‌دهد شما جدی هستید، اما هیچ‌گونه فشار غیرمعمولی به استاد وارد نمی‌کند. همین تعادل باعث می‌شود احتمال دریافت پاسخ بیشتر شود.
نمونه ایمیل رسمی به استاد برای دریافت توصیه‌نامه
توصیه‌نامه (Recommendation Letter) یکی از مدارک کلیدی در فرایند اپلای است و نقش مهمی در پذیرش شما ایفا می‌کند. بسیاری از دانشگاه‌ها تأکید ویژه‌ای روی کیفیت توصیه‌نامه دارند، چون این مدرک نشان‌دهنده توانایی علمی، اخلاقی و شخصیتی شما از نگاه استاد است. بنابراین، باید با دقت و احترام کامل درخواست خود را مطرح کنید.
نکات مهم در درخواست توصیه‌نامه
- بهتر است از استادانی درخواست کنید که شما را به خوبی می‌شناسند (مثلاً استاد راهنما یا اساتید دروس اصلی).
- ایمیل باید محترمانه، شفاف و شامل جزئیات مربوط به دانشگاه مقصد و ددلاین ارسال باشد.
- اگر استاد فرصت محدودی دارد، مدارک موردنیاز (مثل CV، ریزنمرات یا Draft اولیه) را پیوست کنید تا کار برای او راحت‌تر شود.
- به استاد حق انتخاب بدهید؛ یعنی به گونه‌ای بنویسید که اگر تمایل ندارند، به راحتی بتوانند رد کنند.
نمونه متن ایمیل:
Subject: Request for Recommendation Letter for Graduate Application
Dear Professor [Last Name],
I hope you are doing well. I am reaching out to kindly ask if you would be willing to provide me with a recommendation letter for my application to the Master’s/PhD program at [University Name].During my time at [Your University], I greatly benefited from your course on [Course Name], and I believe you are familiar with my academic performance and research skills. Your recommendation would add significant value to my application.
The application deadline is [Date], and the university requires the recommendation letter to be submitted online through their portal. I have attached my CV, transcripts, and a draft statement of purpose to assist you in preparing the letter.
Of course, I completely understand if you are unable to provide the letter at this time. Please let me know if you need any additional information from me.
Thank you very much for considering my request.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]موضوع: درخواست توصیه‌نامه برای اپلیکیشن تحصیلات تکمیلی
استاد محترم [نام خانوادگی]
امیدوارم حال شما خوب باشد. این ایمیل را با احترام خدمتتان ارسال می‌کنم تا بپرسم آیا امکان دارد برای اپلیکیشن من جهت ورود به برنامه کارشناسی ارشد/دکتری در دانشگاه [نام دانشگاه] یک توصیه‌نامه فراهم کنید؟در طول دوران حضورم در [نام دانشگاه شما]، از دوره شما در زمینه [نام درس] بسیار بهره بردم و بر این باورم که شما با عملکرد علمی و مهارت‌های پژوهشی من آشنایی دارید. توصیه‌نامه شما ارزش و اعتبار قابل‌توجهی به پرونده اپلیکیشن من خواهد افزود.
آخرین مهلت ارسال مدارک [تاریخ] است و دانشگاه درخواست کرده توصیه‌نامه به‌صورت آنلاین از طریق پورتال آن‌ها ثبت شود. برای سهولت کار، رزومه، ریزنمرات و پیش‌نویس انگیزه‌نامه‌ام را پیوست کرده‌ام.
البته کاملاً درک می‌کنم اگر در حال حاضر امکان تهیه این توصیه‌نامه برای شما فراهم نباشد. لطفاً اطلاع دهید اگر نیاز به اطلاعات یا مدارک تکمیلی از جانب من دارید.
از لطف و توجه شما به درخواست من بسیار سپاسگزارم.
با احترام،
[نام کامل شما]
[اطلاعات تماس شما]
این ایمیل محترمانه و دقیق طراحی شده است. هم نشان می‌دهد که شما ارزش کار استاد را می‌دانید، هم اطلاعات کافی برای نوشتن توصیه‌نامه در اختیار او قرار می‌دهد. همچنین امکان رد درخواست را بدون فشار فراهم می‌کند، که یک نکته کلیدی در ارتباطات آکادمیک است.
جمع‌بندی
نوشتن یک ایمیل آکادمیک به استاد شاید ساده به نظر برسد، اما در واقع یکی از تأثیرگذارترین مراحل اپلای است. استفاده از یک نمونه ایمیل انگلیسی به استاد می‌تواند الگوی مناسبی برای نگارش پیام شما باشد، اما مهم‌تر از آن، رعایت ساختار حرفه‌ای، شخصی‌سازی محتوا و احترام به وقت استاد است.
اگر اصولی که در این مقاله توضیح داده شد را رعایت کنید، ایمیل‌های شما شانس بسیار بیشتری برای دریافت پاسخ مثبت خواهند داشت. همچنین فراموش نکنید که تقویت مهارت نوشتن در انگلیسی، به‌ویژه در حوزه مکاتبات رسمی، یک سرمایه‌گذاری بلندمدت برای آینده علمی و شغلی شماست.