در دنیای امروز، برقراری ارتباط مؤثر به زبان انگلیسی فقط محدود به مکالمات حضوری نیست. بسیاری از ارتباطات کاری، شغلی، تحصیلی و حتی روزمره ما از طریق تلفن انجام می‌شود. حال تصور کنید در یک موقعیت مهم، مانند تماس با یک شرکت خارجی، درخواست اطلاعات از یک آژانس مسافرتی بین‌المللی یا حتی پاسخ دادن به یک مصاحبه تلفنی شغلی، به دلیل نداشتن آمادگی لازم برای مکالمات تلفنی انگلیسی دچار سردرگمی شوید. همین موقعیت ساده می‌تواند فرصتی ارزشمند را از شما بگیرد.
یادگیری مکالمه تلفنی به زبان انگلیسی با تمام تفاوت‌هایی که با مکالمات حضوری دارد، مهارتی حیاتی برای هر زبان‌آموز محسوب می‌شود. در مکالمه تلفنی، ما نمی‌توانیم از زبان بدن، حالات چهره یا اشارات دست برای انتقال منظور خود استفاده کنیم، بنابراین تنها ابزار ما، کلمات و لحن صحبت‌مان هستند. از همین رو، دانستن اصطلاحات پرکاربرد، رعایت ادب در گفت‌وگو، و مهارت در انتقال دقیق منظور، اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند.
در این مقاله، با تکیه بر نیازهای واقعی زبان‌آموزان، به آموزش مکالمات تلفنی انگلیسی به زبان ساده و کاربردی خواهیم پرداخت. همچنین با بررسی تفاوت‌های رسمی و غیررسمی، نمونه عبارات رایج، و نکات کلیدی در معرفی، انتقال تماس، نگه‌داشتن تماس‌گیرنده و گذاشتن پیام صوتی، به شما کمک می‌کنیم تا با اعتمادبه‌نفس کامل در مکالمات تلفنی‌تان حاضر شوید. اگر هدف شما از یادگیری زبان، ورود به دنیای حرفه‌ای و محیط‌های کاری بین‌المللی است، آشنایی با دوره زبان انگلیسی تجاری می‌تواند گام مؤثری در مسیر حرفه‌ای شما باشد.
اکنون بیایید قدم‌به‌قدم وارد دنیای حرفه‌ای مکالمه تلفنی به انگلیسی شویم…
راهنمای کامل مکالمه تلفنی حرفه‌ای به زبان انگلیسی
برای داشتن یک مکالمه تلفنی موفق به زبان انگلیسی، تنها دانستن واژگان کافی نیست. بلکه باید به ساختار جملات، لحن صحبت، رعایت ادب، و ترتیب منطقی گفت‌وگو توجه کنید. در این بخش، با ساختار کلی یک مکالمه تلفنی به زبان انگلیسی آشنا می‌شوید که شامل مراحل زیر است:
- آغاز تماس (Starting a Call)
در ابتدای تماس تلفنی، معرفی محترمانه و شفاف اهمیت زیادی دارد. بسته به موقعیت رسمی یا غیررسمی، جملات مختلفی می‌توانید استفاده کنید:
- Formal:
“Good morning, this is Sarah from ABC Company. May I speak to Mr. Johnson, please?” - Informal:
“Hi, it’s Mike. Is Jane there?”
- بیان هدف تماس (Stating the Purpose)
بعد از معرفی، باید دلیل تماس خود را به‌روشنی بیان کنید. در مکالمات حرفه‌ای و کاری، جملاتی مانند موارد زیر رایج‌اند:
- “I’m calling to inquire about the job opening you posted.”
- “I wanted to follow up on our last conversation.”
- پاسخ‌دهی و انتقال تماس (Handling the Call)
در طول تماس، ممکن است لازم باشد تماس را به فرد دیگری منتقل کنید یا پاسخی مناسب بدهید:
- “I’ll transfer you to our sales department.”
- “Let me check that for you. Please hold on a moment.”
- پایان‌بندی مؤدبانه (Ending the Call)
بستن تماس با لحنی مؤدبانه باعث می‌شود تماس حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. چند عبارت مفید:
- “Thank you for calling. Have a great day.”
- “If you need anything else, feel free to call us again.”
در یک مکالمه تلفنی انگلیسی حرفه‌ای، رعایت این مراحل نه‌تنها نشان‌دهنده تسلط زبانی شماست، بلکه اعتمادبه‌نفس‌تان را در موقعیت‌های کاری بالا می‌برد. تمرین مکرر و مرور نمونه مکالمه تلفنی انگلیسی به شما کمک می‌کند تا در زمان واقعی بهتر عمل کنید.
عبارات و اصطلاحات پرکاربرد در مکالمات تلفنی انگلیسی
یادگیری مجموعه‌ای از عبارات و اصطلاحات ثابت و رایج در مکالمات تلفنی انگلیسی باعث می‌شود هم روان‌تر صحبت کنید و هم حرفه‌ای‌تر به نظر برسید. در بسیاری از تماس‌های تلفنی، استفاده از این جملات آماده می‌تواند موقعیت را کنترل‌شده‌تر و مؤثرتر جلوه دهد.
عبارات شروع مکالمه:
- Hello, this is Alex from XYZ Company.
- Good afternoon! May I speak with Mr. Thomas, please?
عبارات درخواست اطلاعات یا هدف تماس:
- I’m calling to get more information about your services.
- I’d like to ask about the job position you advertised.
عبارات نگه‌داشتن تماس‌گیرنده:
- Just a moment, please.
- Can I put you on hold for a second?
عبارات برای وقتی خط قطع می‌شود:
- Sorry, I think we got disconnected.
- Could you please repeat that? The line was unclear.
عبارات پایان تماس:
- Thank you for your time.
- I’ll be waiting for your call. Have a great day!
تسلط بر این اصطلاحات می‌تواند به‌طور چشم‌گیری کیفیت مکالمه شما را ارتقا دهد، مخصوصاً اگر در محیط کاری بین‌المللی فعالیت می‌کنید یا با مشتریان خارجی در ارتباط هستید. اگر می‌خواهید این مهارت را به‌صورت هدفمند و کاربردی‌تر تقویت کنید، شرکت در دوره انگلیسی برای تماس تلفنی می‌تواند انتخابی عالی برای شما باشد، چراکه در این دوره به‌طور تخصصی بر مکالمات تلفنی تمرکز می‌شود.
تفاوت اصطلاحات رسمی و غیررسمی در مکالمه تلفنی انگلیسی
در مکالمات تلفنی انگلیسی، انتخاب واژه‌ها و لحن گفتار نقش بسیار مهمی در انتقال پیام و ایجاد تصویر حرفه‌ای یا دوستانه از شما دارد. بسته به اینکه مخاطب شما یک دوست صمیمی باشد یا یک مدیر ارشد شرکت، باید از اصطلاحات رسمی یا غیررسمی استفاده کنید. در این بخش، تفاوت این دو سبک را با مثال بررسی می‌کنیم:
مکالمه رسمی (Formal Telephone English)
در تماس‌های کاری، رسمی یا اداری، از جملات مودبانه، دقیق و ساختارمند استفاده می‌شود. این سبک نشان‌دهنده احترام و حرفه‌ای‌بودن شماست.
مثال‌ها:
- “Good morning, this is Emily Carter speaking.”
- “May I ask who’s calling, please?”
- “I’m afraid she’s not available at the moment. Can I take a message?”
- “Thank you for calling. Have a pleasant day.”
مکالمه غیررسمی (Informal Telephone English)
در تماس‌های دوستانه یا خانوادگی، لحن صمیمی‌تر و واژه‌ها ساده‌تر هستند. این سبک برای ارتباطات غیراداری مناسب است.
مثال‌ها:
- “Hey, it’s me!”
- “Who’s this?”
- “Hang on a sec.”
- “Talk to you later!”
استفاده صحیح از سبک مناسب، به شما کمک می‌کند که ارتباط بهتری با مخاطب برقرار کنید و از سوء‌تفاهم‌های فرهنگی یا زبانی جلوگیری نمایید. فراموش نکنید که در محیط‌های کاری و تماس‌های رسمی، بهتر است همیشه از عبارات مؤدبانه و رسمی استفاده کنید؛ زیرا تأثیر اولیه‌ای که می‌گذارید، می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در ادامه تعامل داشته باشد.
روش صحیح معرفی خود در تماس تلفنی به زبان انگلیسی
یکی از ابتدایی‌ترین اما مهم‌ترین بخش‌های مکالمه تلفنی انگلیسی، معرفی خود در ابتدای تماس است. این مرحله، آغازگر ارتباط است و تأثیر اولیه‌ای که در ذهن مخاطب می‌گذارید، بسیار اهمیت دارد. شیوه معرفی بسته به رسمی یا غیررسمی بودن تماس متفاوت است.
در تماس‌های رسمی:
در موقعیت‌های شغلی، اداری یا تماس با افرادی که آن‌ها را نمی‌شناسید، باید لحن و واژه‌هایتان مؤدبانه و حرفه‌ای باشد.
نمونه‌ها:
- “Good morning, this is Anna Smith speaking. I’m calling from GreenTech Solutions.”
- “Hello, my name is David Johnson. I’m calling regarding the marketing position.”
- “This is Rachel from the HR department at ABC Corporation.”
در این ساختارها معمولاً ابتدا سلام و احوالپرسی گفته می‌شود، سپس نام کامل شما و در صورت نیاز نام شرکت یا واحد کاری ارائه می‌شود. در پایان هم معمولاً هدف تماس به‌طور خلاصه بیان می‌شود.
در تماس‌های غیررسمی:
اگر با دوستان، آشنایان یا افراد صمیمی تماس می‌گیرید، معرفی ساده‌تر و دوستانه‌تر است.
مثال‌ها:
- “Hey, it’s John.”
- “Hi, this is Sarah. Got a minute?”
در این موارد نیازی به عنوان یا معرفی کامل نیست؛ بلکه هدف، ایجاد صمیمیت و شروع مکالمه است.
نکته کاربردی:
اگر تماس‌گیرنده ابتدا خودش را معرفی نکرد، می‌توانید مؤدبانه بپرسید:
“May I ask who’s calling, please?”
در هر دو حالت رسمی و غیررسمی، معرفی خود با صدایی واضح، لحن مطمئن و بدون عجله، باعث می‌شود مکالمه روان‌تر و مؤثرتر آغاز شود.
عبارات رایج برای نگه داشتن تماس‌گیرنده پشت خط تلفن
در بسیاری از مکالمات تلفنی انگلیسی، ممکن است نیاز پیدا کنید لحظه‌ای تماس‌گیرنده را پشت خط نگه دارید. این اتفاق معمولاً زمانی رخ می‌دهد که بخواهید اطلاعاتی را بررسی کنید، با فرد دیگری صحبت کنید یا تماس را به شخص مرتبط منتقل نمایید. در این شرایط، استفاده از عبارات مودبانه و متداول باعث می‌شود مخاطب پشت خط معطل بماند، اما احساس بی‌احترامی یا بی‌توجهی نکند.
عبارات استاندارد برای نگه داشتن تماس:
- “Would you mind holding for a moment?”
- “Can I put you on hold for just a minute?”
- “One moment, please. Let me check that for you.”
- “Please hold while I transfer your call.”
استفاده از این عبارات باعث می‌شود مخاطب بداند که منتظر ماندن او موقتی و ضروری است.
هنگام بازگشت به تماس:
پس از بازگشت به تماس، بهتر است با یک جمله محترمانه تماس را ادامه دهید:
- “Thank you for holding.”
- “I appreciate your patience.”
- “Sorry to keep you waiting. I have the information now.”
نکته مهم این است که هیچ‌گاه بدون اطلاع یا اجازه، تماس‌گیرنده را پشت خط نگذارید. این کار می‌تواند باعث سردرگمی یا نارضایتی او شود، مخصوصاً در تماس‌های رسمی یا خدمات مشتریان.
با تمرین این جملات، می‌توانید حرفه‌ای‌تر عمل کنید و کنترل بهتری بر گفت‌وگو داشته باشید. به‌ویژه اگر در محیط‌های کاری یا خدماتی فعالیت می‌کنید، تسلط بر این ساختارها کاملاً ضروری است.
روش‌های مؤثر برای گذاشتن پیغام تلفنی به انگلیسی
در شرایطی که شخص مورد نظر در دسترس نیست یا پاسخ نمی‌دهد، ممکن است از شما خواسته شود که پیغامی بگذارید. این پیغام باید کوتاه، مؤدبانه و شفاف باشد. تسلط بر این بخش از مکالمات تلفنی انگلیسی به‌ویژه در محیط‌های کاری یا تماس‌های بین‌المللی بسیار اهمیت دارد.
چگونه درخواست کنید که پیغام بگذارید:
اگر شما پاسخ‌گوی تماس هستید و فرد مورد نظر حضور ندارد، می‌توانید بگویید:
- “He’s not available at the moment. Would you like to leave a message?”
- “She’s currently in a meeting. Can I take a message for her?”
- “Would you like to leave a voicemail?”
این عبارات نشانه ادب و همکاری هستند و فرصت می‌دهند مخاطب پیغام مهم خود را منتقل کند.
چگونه خودتان پیغام بگذارید:
وقتی شما تماس می‌گیرید و با پیغام‌گیر یا منشی مواجه می‌شوید، بهتر است از ساختاری ساده و واضح استفاده کنید:
“Hello, this is Laura Bennett. I’m calling regarding our meeting next week. Please call me back at 555-123-4567. Thank you.”
اجزای مهم یک پیغام مؤثر:
- نام و نام خانوادگی شما
- دلیل تماس
- اطلاعات تماس برای پاسخ‌گویی (مثل شماره تلفن یا ایمیل)
- جمله پایانی مودبانه
نکته کاربردی: اگر تماس از طریق voicemail یا پیغام‌گیر صوتی است، واضح صحبت کنید و از تندگویی پرهیز نمایید. گفتن شماره تماس را دوباره تکرار کنید تا احتمال اشتباه کاهش یابد.
با تمرین این ساختارها و مرور نمونه مکالمه تلفنی انگلیسی در موقعیت‌های مشابه، می‌توانید پیغام‌های حرفه‌ای و مؤثری بگذارید که پیگیری تماس را ساده‌تر می‌کند.
چگونه مؤدبانه درخواست تکرار صحبت در تماس کنیم؟
یکی از چالش‌های رایج در مکالمات تلفنی انگلیسی، زمانی است که به دلیل نویز، قطع‌وصل شدن صدا یا سرعت صحبت طرف مقابل، بخشی از مکالمه را متوجه نمی‌شویم. در چنین موقعیت‌هایی، لازم است بدون ایجاد احساس بی‌ادبی یا ناراحتی، درخواست تکرار کنیم. برای این کار، استفاده از عبارات مؤدبانه ضروری است.
عبارات مؤدبانه برای درخواست تکرار:
- “Sorry, could you repeat that, please?”
- “I didn’t catch that. Would you mind saying it again?”
- “I’m sorry, the line is not very clear. Could you say that one more time?”
- “Pardon me, I didn’t quite hear you.”
این جملات همگی با واژه‌هایی شروع می‌شوند که نشان‌دهنده ادب، عذرخواهی و احترام به طرف مقابل هستند. استفاده از آن‌ها باعث می‌شود مکالمه بدون اختلال پیش برود و سوءتفاهمی ایجاد نشود.
اگر فقط بخشی را نشنیده‌اید:
گاهی فقط یک کلمه یا جمله کوتاه را نمی‌شنوید. در این حالت می‌توانید دقیق‌تر سؤال کنید:
- “Sorry, what was the name again?”
- “Did you say 15 or 50?”
- “Could you spell that for me, please?”
نکته مهم:
از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید و لحن‌تان را آرام و مؤدب نگه دارید. تکرار درخواست بدون نشان دادن بی‌حوصلگی یا عصبانیت، بخش مهمی از مهارت مکالمه حرفه‌ای به حساب می‌آید.
تمرین این ساختارها باعث می‌شود در موقعیت‌های واقعی، هنگام شنیدن جمله‌ای نامفهوم یا مبهم، سریع و مؤثر واکنش نشان دهید.
نحوه پرسیدن نام مخاطب در تماس تلفنی انگلیسی
در بسیاری از مکالمات تلفنی انگلیسی، ممکن است نیاز داشته باشید نام فردی را که با او صحبت می‌کنید بدانید. این موقعیت می‌تواند هنگام پاسخ‌گویی به تماس یا هنگام تماس با یک شرکت یا شخص ناآشنا پیش بیاید. پرسیدن نام باید به‌گونه‌ای باشد که هم مؤدبانه باشد و هم حس اعتماد و احترام را منتقل کند.
زمانی که شخص تماس گرفته و شما پاسخ می‌دهید:
اگر شخص تماس‌گیرنده خودش را معرفی نکرده، می‌توانید با احترام بپرسید:
- “May I ask who’s calling, please?”
- “Who’s speaking, please?”
- “Can I have your name, please?”
این جملات در موقعیت‌های رسمی کاربرد دارند و بسیار رایج هستند. مهم است که لحن شما مؤدب و غیرتهاجمی باشد.
زمانی که شما تماس گرفته‌اید و نمی‌دانید با چه کسی صحبت می‌کنید:
ممکن است تماس گرفته‌اید و شخصی پاسخ می‌دهد ولی مطمئن نیستید که همان فرد مورد نظر شماست. در این حالت می‌توانید بپرسید:
- “Is this Mr. Roberts?”
- “Am I speaking with Ms. Green?”
- “Could I speak with the manager, please?”
همچنین اگر تماس برای کسب اطلاعات یا پیگیری کاری است، دانستن دقیق نام طرف مقابل به ادامه ارتباط کمک زیادی می‌کند.
اگر نام را درست متوجه نشدید:
- “I’m sorry, could you repeat your name, please?”
- “How do you spell your name?”
- “Was that Mr. Davis or Mr. Davies?”
نکته کاربردی: همیشه نام طرف مقابل را یادداشت کنید و اگر لازم بود، آن را تکرار نمایید تا نشان دهید توجه کامل دارید:
“Thank you, Mr. Lewis. I’ve made a note of that.”
یادگیری این عبارات ساده اما کلیدی باعث می‌شود ارتباط‌تان رسمی‌تر، دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسد.
چگونگی درخواست انتقال تماس به فرد دیگر در انگلیسی
در بسیاری از مکالمات تلفنی انگلیسی، ممکن است نیاز داشته باشید با شخص خاصی در یک سازمان یا بخش دیگر صحبت کنید. در این مواقع، باید به‌صورت مؤدبانه درخواست انتقال تماس بدهید. این مهارت در تماس‌های کاری، پشتیبانی فنی، یا پیگیری‌های اداری بسیار کاربرد دارد.
عبارات مؤدبانه برای درخواست انتقال تماس:
- “Could you please transfer me to the sales department?”
- “May I speak with someone from the accounting team?”
- “Can you put me through to Mr. Johnson, please?”
- “I’d like to speak to the person in charge of recruitment, if possible.”
این جملات در محیط‌های رسمی رایج‌اند و لحن محترمانه آن‌ها احتمال همکاری طرف مقابل را افزایش می‌دهد.
اگر نام شخص مورد نظر را نمی‌دانید:
- “Is there someone I can talk to about technical support?”
- “Could you connect me with the person responsible for customer service?”
اگر تماس باید به بخش خاصی منتقل شود:
گاهی تماس با یک بخش (department) و نه فرد مشخصی است. در این مواقع می‌توانید بگویید:
- “Can you transfer me to the billing department?”
- “I need to talk to someone in human resources.”
در صورتی که تماس منتقل شد:
پس از انتقال تماس و پاسخ‌گویی فرد جدید، بهتر است مکالمه را مجدد و حرفه‌ای شروع کنید:
- “Hi, this is Mark. I was just transferred to you regarding an issue with my order.”
در تماس‌های رسمی، به‌خصوص در ارتباط با شرکت‌ها یا سازمان‌های بین‌المللی، نحوه درخواست انتقال تماس می‌تواند نقش کلیدی در رسیدن به نتیجه مطلوب داشته باشد. همان‌طور که طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی نیازمند رعایت ساختار، لحن مؤدبانه و دقت در جزئیات است، مکالمات تلفنی رسمی نیز به تمرین و تسلط نیاز دارند. مرور این جملات و تمرین نمونه مکالمه تلفنی انگلیسی در موقعیت‌های مشابه، به شما کمک می‌کند تا در چنین مکالماتی با اعتمادبه‌نفس بیشتری عمل کنید.