در دنیای ارتباطات بین‌المللی امروز، طریقه نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر فرد حرفه‌ای باید آن را فرا بگیرد. چه بخواهید برای یک دانشگاه خارجی درخواست پذیرش بفرستید، چه در حال مکاتبه با یک شرکت بین‌المللی باشید، و چه در فضای کاری روزمره با همکاران یا مشتریان خارجی در ارتباط باشید، نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی نقشی حیاتی در موفقیت شما ایفا می‌کند. این مهارت بخشی از مجموعه توانمندی‌هایی است که در آموزش زبان انگلیسی تجاری به آن پرداخته می‌شود و تسلط بر آن می‌تواند مسیر شغلی و تحصیلی شما را هموارتر کند.
برخلاف پیام‌های چت یا مکالمات روزمره، یک ایمیل رسمی باید دقیق، محترمانه، ساختاریافته و از نظر زبان‌شناختی صحیح باشد. اشتباهات نگارشی، شروع نادرست یا امضای ناقص می‌توانند تصویر حرفه‌ای شما را تحت تأثیر قرار دهند و حتی باعث شوند پیامتان نادیده گرفته شود. از طرفی، درک تفاوت بین نوشتن یک ایمیل به انگلیسی برای موقعیت‌های رسمی یا دوستانه به شما کمک می‌کند تا لحن مناسبی را انتخاب کرده و در تعاملات خود موفق‌تر باشید.
در این مقاله جامع، ابتدا نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای (رسمی و غیررسمی) را با هم بررسی می‌کنیم، سپس رایج‌ترین اشتباهات را مرور خواهیم کرد. اگر به دنبال بهبود مهارت نوشتاری خود در محیط‌های کاری و بین‌المللی هستید، مطالعه این مقاله می‌تواند مکملی کاربردی برای دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل باشد. در ادامه، ساختار کامل و استاندارد ایمیل رسمی را معرفی می‌کنیم و با چندین نمونه واقعی از ایمیل‌های رسمی به زبان انگلیسی، این مفاهیم را ملموس‌تر خواهیم کرد. در انتها نیز به سؤالات رایج درباره این موضوع پاسخ می‌دهیم.
چطور یک ایمیل حرفه‌ای انگلیسی بنویسیم؟ (رسمی و دوستانه)
نوشتن ایمیل حرفه‌ای به انگلیسی نیازمند رعایت دو اصل کلیدی است: هدف پیام و لحن مناسب. بسته به اینکه مخاطب شما یک استاد دانشگاه است یا یک دوست نزدیک، ساختار و لحن ایمیل می‌تواند رسمی یا دوستانه باشد.
ایمیل رسمی (Formal)
در شرایطی مثل درخواست پذیرش تحصیلی، همکاری تجاری، یا مکاتبه با مقام بالاتر، از ایمیل رسمی استفاده می‌شود. ویژگی‌های اصلی آن عبارتند از:
- شروع با عبارت‌های رسمی مثل:
Dear Professor Smith, یا To whom it may concern, - زبان رسمی و بدون اختصار: به جای “I’m”, بنویسید “I am”
- پایان رسمی با عبارت‌هایی چون:
Kind regards,، Yours sincerely, یا Best regards, - استفاده از ساختار گرامری صحیح و عبارات مودبانه
ایمیل دوستانه (Informal)
برای دوستان، همکاران نزدیک یا مخاطبان غیررسمی استفاده می‌شود. ویژگی‌های آن:
- شروع با نام کوچک: Hi John, یا Hello Sarah,
- استفاده از زبان خودمانی‌تر و اصطلاحات رایج
- پایان ایمیل با عباراتی مانند:
Cheers,، Take care, یا حتی فقط اسم خودتان
اینکه بدانید طرز نوشتن ایمیل به انگلیسی در موقعیت‌های مختلف چطور تغییر می‌کند، اولین گام برای ارتباطی مؤثر و حرفه‌ای است.
اشتباهاتی که نباید در ایمیل‌های رسمی انگلیسی مرتکب شوید
اگرچه آشنایی با نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی یک مهارت کلیدی است، اما بسیاری از زبان‌آموزان و حتی حرفه‌ای‌ها در نوشتن ایمیل رسمی دچار اشتباهاتی می‌شوند که می‌تواند اعتبار آن‌ها را زیر سؤال ببرد. در ادامه، مهم‌ترین خطاهایی که باید از آن‌ها اجتناب کنید را مرور می‌کنیم:
1. شروع ایمیل بدون عنوان یا با عنوان اشتباه
نوشتن عبارت‌هایی مثل “Hi” یا فقط “Hello” در ایمیل رسمی، ناپسند است. همچنین اشتباه در نوشتن نام یا عنوان مخاطب (مثلاً نوشتن Mr. به جای Dr.) بی‌احترامی محسوب می‌شود.
✅ درست: Dear Dr. Smith,
❌ نادرست: Hi Smith, یا Dear Sir, بدون دانستن جنسیت و عنوان
2. استفاده از لحن غیررسمی
در ایمیل‌های رسمی، از عبارت‌های خودمانی مثل “Hey”, “What’s up?” یا شکل‌های مخفف (مثلاً “gonna”, “wanna”) استفاده نکنید. این لحن مخصوص مکالمات غیررسمی است و در ایمیل رسمی غیرحرفه‌ای به‌نظر می‌رسد.
3. نوشتن متن بدون پاراگراف‌بندی
یک دیوار از متن که بدون فاصله و پاراگراف نوشته شده باشد، مخاطب را خسته می‌کند. نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی باید ساختارمند و قابل اسکن باشد. هر ایده یا درخواست باید در پاراگراف جداگانه نوشته شود.
4. پایان ناقص یا نامناسب
استفاده از عباراتی مثل “Bye” یا حتی ننوشتن پایان‌نامه، باعث می‌شود ایمیل ناقص به نظر برسد. همیشه از یک امضای مناسب مثل Best regards, همراه با نام و سمت خود استفاده کنید.
5. غلط‌های املایی یا گرامری
اگرچه برخی اشتباهات ممکن است جزئی به‌نظر برسند، ولی در ایمیل رسمی باعث کاهش اعتبار شما می‌شوند. قبل از ارسال، حتماً متن را با دقت بازخوانی کنید یا از ابزارهایی مثل Grammarly استفاده کنید.
6. نداشتن موضوع (Subject) مناسب
موضوع ایمیل باید کوتاه، دقیق و مرتبط باشد. ننوشتن موضوع یا نوشتن عباراتی مبهم مثل “Help” یا “Request” باعث می‌شود ایمیل شما نادیده گرفته شود. با پرهیز از این اشتباهات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی شما هم حرفه‌ای و هم مؤثر خواهد بود.
ساختار استاندارد یک ایمیل رسمی انگلیسی از ابتدا تا امضا
یکی از مهم‌ترین عناصر در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، رعایت دقیق ساختار است. یک ایمیل رسمی باید از بخش‌هایی مشخص و منظم تشکیل شود تا پیام شما به‌روشنی و با تأثیر بالا منتقل شود. در این بخش، تک‌تک اجزای ایمیل را با توضیح کامل و مثال بررسی می‌کنیم.
1. Subject Line (موضوع ایمیل)
موضوع اولین چیزی است که گیرنده می‌بیند و باید واضح، مختصر و مرتبط با محتوای ایمیل باشد.
✅ مثال:
- Application for Master’s Program – Fall 2025
- Request for Invoice – Order #2451
- Meeting Confirmation – June 10
2. Salutation (سلام و احترام ابتدایی)
بسته به اینکه مخاطب را می‌شناسید یا خیر، لحن این بخش متفاوت است.
✅ رسمی و عمومی:
- Dear Sir or Madam,
- To Whom It May Concern,
✅ رسمی و شخصی (اگر نام را می‌دانید):
- Dear Dr. Thompson,
- Dear Ms. Parker,
3. Opening Sentence (جمله‌ی آغازین)
هدف این جمله ایجاد ارتباط و معرفی هدف کلی ایمیل است. مودب، رسمی و مختصر.
✅ مثال‌ها:
- I hope this message finds you well.
- I am writing to inquire about the internship opportunity in your department.
- I would like to submit my application for the advertised position.
4. Body (بدنه اصلی ایمیل)
این قسمت حاوی اطلاعات اصلی است و معمولاً به ۲ یا ۳ پاراگراف تقسیم می‌شود:
پاراگراف اول: معرفی هدف ایمیل
مثلاً:
- I am contacting you regarding the course registration process.
پاراگراف دوم: ارائه جزئیات و اطلاعات
مثلاً:
- I have attached my resume for your review and would be happy to provide additional documents if necessary.
پاراگراف سوم (اختیاری): درخواست اقدام یا نتیجه
مثلاً:
- I would appreciate it if you could confirm the receipt of this email.
5. Closing (پایان مودبانه ایمیل)
جملاتی که با ادب و احترام پایان می‌یابند:
✅ مثال‌ها:
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to your response.
- Please let me know if you require any further information.
6. Sign-off (عبارت خداحافظی)
عبارت پایانی بسته به میزان رسمی بودن انتخاب می‌شود:
✅ رسمی:
- Yours sincerely,
- Kind regards,
- Best regards,
7. Signature (امضا و اطلاعات تماس)
در انتها نام کامل، عنوان شغلی یا تحصیلی و اطلاعات تماس را بنویسید.
✅ مثال:
John Williams
MBA Student – University of Manchester
john.williams@email.com
+44 123 456 789
با رعایت این ساختار، نه‌تنها نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی برای شما آسان‌تر خواهد شد، بلکه تأثیر آن بر مخاطب نیز حرفه‌ای و قوی‌تر خواهد بود.
اگر می‌خواهید نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای و مؤثر به زبان انگلیسی را در محیط‌های کاری بین‌المللی یاد بگیرید، دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل دقیقاً برای شما طراحی شده است. با مثال‌های واقعی، تمرین‌های کاربردی و آموزش ساختار استاندارد، در این دوره مهارت خود را متحول کنید.
نمونه‌های واقعی از ایمیل‌های رسمی به زبان انگلیسی
برای درک بهتر طریقه نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی، داشتن نمونه‌های واقعی و کاربردی می‌تواند بسیار مؤثر باشد. در این بخش، چند نمونه از رایج‌ترین موقعیت‌های ایمیل‌نگاری رسمی را با ترجمه و توضیح ارائه می‌کنیم تا در موقعیت‌های مشابه بتوانید از آن‌ها الگو بگیرید.
📌 نمونه 1: درخواست اطلاعات از دانشگاه
Subject: Inquiry About Application Deadlines for 2025 Intake
Dear Admissions Office,
I hope this message finds you well.
I am writing to inquire about the application deadlines and required documents for the Master’s program in International Relations for the Fall 2025 intake. I have reviewed the website but would appreciate further clarification regarding the recommendation letter requirements.
Thank you in advance for your assistance. I look forward to your response.
Best regards,
Sarah Nazari
Tehran, Iran
s.nazari@email.com
📌 نمونه 2: ارسال رزومه برای فرصت شغلی
Subject: Application for Digital Marketing Internship
Dear Mr. Henderson,
I am writing to express my interest in the Digital Marketing Internship position advertised on your company’s website. I am currently completing my Bachelor’s degree in Business Administration and have a strong passion for content strategy and SEO.
I have attached my resume for your consideration. I would welcome the opportunity to further discuss how my background could contribute to your team.
Thank you for your time.
Kind regards,
Ali Farhadi
Business Student, Allameh Tabataba’i University
ali.farhadi@email.com
📌 نمونه 3: پیگیری ایمیل قبلی
Subject: Follow-up on Previous Email – Application Status
Dear Professor Clark,
I hope you are doing well. I am following up on my previous email sent on June 3rd regarding the research assistant position. I just wanted to confirm whether any decision has been made or if further documents are required from my side.
Thank you for your attention, and I appreciate your time.
Yours sincerely,
Mina Khosravi
📌 نمونه 4: لغو یا تغییر زمان جلسه
Subject: Request to Reschedule Meeting
Dear Dr. Wilson,
I hope this email finds you well. Unfortunately, due to an unexpected personal commitment, I will not be able to attend our meeting scheduled for July 17 at 3:00 PM. I apologize for any inconvenience and would like to kindly ask if it’s possible to reschedule for later this week.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
Reza Ahmadi
همان‌طور که می‌بینید، در تمام نمونه‌ها:
- لحن رسمی، مودب و بدون اختصار رعایت شده
- ساختار مشخص (شروع، هدف، جمع‌بندی، پایان) وجود دارد
- عبارات حرفه‌ای و متداول استفاده شده است
تمرین با این نمونه‌ها کمک می‌کند تا هنگام نوشتن یک ایمیل به انگلیسی، ایده‌پردازی و ساختاردهی برایتان آسان‌تر شود.
پاسخ به سؤالات پرتکرار درباره نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
۱. تفاوت بین “Yours sincerely” و “Yours faithfully” چیست؟
این دو عبارت هر دو برای پایان رسمی ایمیل استفاده می‌شوند اما با تفاوتی جزئی:
- Yours sincerely زمانی استفاده می‌شود که نام گیرنده را می‌دانید و مستقیماً خطاب کرده‌اید.
مثال: Dear Mr. Brown, … Yours sincerely, - Yours faithfully زمانی به کار می‌رود که گیرنده را نمی‌شناسید و از عباراتی مثل “Dear Sir/Madam” استفاده کرده‌اید.
۲. آیا باید حتماً از Subject حرفه‌ای استفاده کنم؟
بله، عنوان یا Subject اولین بخشی است که گیرنده می‌بیند. اگر موضوع گنگ، نامرتبط یا خیلی عمومی باشد، ممکن است ایمیل شما باز نشود.
برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، موضوع باید کوتاه و دقیق باشد. مثال:
✅ Application for Research Assistantship
❌ Hello / Request / Please Read
۳. موقعیت‌هایی که باید از ایمیل رسمی استفاده کرد کدامند؟
در تمام موقعیت‌هایی که با افراد یا نهادهای رسمی ارتباط دارید، از لحن رسمی استفاده کنید. مثل:
- مکاتبه با دانشگاه‌ها (برای اپلای یا سوالات)
- درخواست شغلی یا ارسال رزومه
- تعامل با شرکت‌ها یا ادارات دولتی
- نامه‌های اداری یا حقوقی
اگر موضوع مرتبط با نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به دانشگاه باشد، لحن رسمی الزامی است.
۴. آیا می‌توان در ایمیل رسمی از شکل‌های مخفف (مثلاً I’m, I’ve) استفاده کرد؟
در مکاتبات کاملاً رسمی، بهتر است از شکل‌های کامل افعال استفاده شود.
مثلاً به جای “I’m interested” بنویسید “I am interested”
این کار باعث می‌شود زبان ایمیل حرفه‌ای‌تر به نظر برسد.
۵. آیا استفاده از ابزار اصلاح گرامر مثل Grammarly در نوشتن ایمیل ایرادی دارد؟
اتفاقاً پیشنهاد می‌شود! مخصوصاً زمانی که هنوز در حال یادگیری هستید، استفاده از ابزارهای اصلاح نگارشی می‌تواند به بهبود گرامر، واژگان و لحن شما کمک زیادی کند.
۶. اگر در نوشتن ایمیل اشتباه کنم، باید چطور اصلاحش کنم؟
اگر ایمیلی اشتباهی ارسال کردید، با یک ایمیل کوتاه و محترمانه اشتباه را توضیح دهید و نسخه درست را بفرستید.
مثال:
Subject: Correction to Previous Email
Dear [Name],
I apologize for the oversight in my previous message. Please find the corrected version below.
Kind regards,
[Your Name]
۷. چطور تمرین کنم تا طریقه نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی را بهتر یاد بگیرم؟
- روزانه یک ایمیل تمرینی بنویسید و از روی نمونه‌های حرفه‌ای تقلید کنید
- موضوعات واقعی انتخاب کنید (مثلاً درخواست وقت ملاقات، سؤال درباره دوره آموزشی و…)
- از معلم یا دوستتان بخواهید ایرادهای ایمیل شما را بررسی کند
- از چت‌بات‌های زبان یا پلتفرم‌های تمرین نگارش استفاده کنید
جمع‌بندی نهایی
یادگیری طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی فقط یک مهارت زبانی نیست، بلکه بخشی از سواد حرفه‌ای شما در دنیای امروز است. با رعایت لحن، ساختار، عبارات متداول و پرهیز از اشتباهات رایج، می‌توانید ایمیل‌هایی دقیق، مؤثر و حرفه‌ای بنویسید که تأثیرگذار باشند و شما را یک قدم جلوتر از دیگران قرار دهند.اگر هنوز در ابتدای مسیر هستید، نگران نباشید؛ با تمرین منظم و استفاده از این راهنما، خیلی زود خواهید دید که نوشتن یک ایمیل به انگلیسی برایتان ساده، لذت‌بخش و حتی الهام‌بخش می‌شود.